Rechnungsabgleich
Früher wurde viel manueller Aufwand betrieben, um Überweisungen aus verschiedenen Quellen zu erfassen. Jetzt wird dieser Prozess automatisiert, indem die Zahlungen aggregiert werden:
Schecks: Die Cash-Application-Lösung verfügt über eine OCR-Engine, die Überweisungsdetails von Papierschecks erfassen und automatisch in das System übernehmen kann, ohne dass ein Mensch aktiv werden muss.
E-Mail-Anhänge: Mit Hilfe einer E-Mail-Parsing-Engine erfasst die HighRadius-Lösung Überweisungsdetails, die in Form eines E-Mail-Anhangs eingehen.
EDI: Die EDI-Parsing-Engine ermöglicht die Erfassung von Überweisungsdetails aus den EDI-Dateien, die in verschiedenen Formaten gesendet werden.
Es gab einige Fälle, in denen die Überweisung nicht die Rechnungsnummer als Referenznummer enthielt. In diesen Fällen war das System in der Lage, sie mit Hilfe bestimmter Abgleichsregeln der richtigen Rechnung zuzuordnen.
Forderungsmanagement
Priorisierte Arbeitsliste: Das System erstellt automatisch eine priorisierte Arbeitsliste. Das System entscheidet anhand von Parametern wie Score, Risikoklasse und Zahlungsverhalten über die Kundenpriorität. Mit Hilfe der priorisierten Arbeitsliste können die Mitarbeiter zuerst auf Kunden mit hohem Risiko reagieren.
Massenkorrespondenz: Die Mitarbeiter müssen nicht mehr manuell mit jedem einzelnen Kunden korrespondieren. Sie müssen jetzt nur noch die Art der Korrespondenz, die zu kontaktierenden Kunden aus dem Kundenbestand und das integrierte Paket, das versendet werden soll, auswählen. Versendet wird dann mit einem einzigen Klick.
Abzüge
Aggregieren von Ansprüchen: Alle Ansprüche werden automatisch in das System heruntergeladen, wodurch der Aufwand für das manuelle Erfassen von Anspruchsdokumenten von Kunden entfällt.
Erfassen von Daten: Das System ist in der Lage, Daten aus Anspruchsunterlagen zu erfassen, z. B. strittige Beträge.
Arbeitsliste Abzüge: Es wird eine priorisierte Arbeitsliste für Abzüge erstellt, damit die Kunden mit der höchsten Priorität zuerst abgearbeitet werden können. Die zum Konto gehörenden Forderungsdokumente werden automatisch mit dem Abzugsfall verknüpft.
Änderung des Abzugsprozesses: Es besteht auch die Möglichkeit, für bestimmte Abzüge einen spezifischen Bearbeiter zuzuweisen.
Abzüge im Blick behalten: Es können Berichte erstellt werden, um einen Einblick in die Leistung der einzelnen Bearbeiter zu erhalten, z. B. kann ein wöchentlicher Bericht erstellt werden, um Abzüge nach Bearbeiter zu erfassen, und dieser Bericht wird mit den Beteiligten geteilt, um eine Lösung zu beschleunigen.
Vorabzüge: Es können Vorabzüge auf der Basis bestimmter Annahmen erstellt werden, so dass das System in der Lage ist, auf Klärungsfälle zu reagieren, die noch gar nicht eingegangen sind. Alle Informationen und Sicherungsdaten des Vorabzugs werden beim Zusammenführen mit dem tatsächlichen Abzug erfasst.
Süßes Ergebnis
Die Automatisierung brachte eine grundlegende Veränderung innerhalb von Ferrero, so dass die Hürden der manuellen Prozesse abgebaut werden konnten. Die Lösung half bei der Reduzierung von DSO und DDO, was zu einem insgesamt effizienten Debitorenprozess führte.
