Wie Agentic AI den Monatsabschluss effizienter und präziser macht

Wenn Finanzabteilungen bereits am dritten Tag des Monatsabschlusses beginnen, Aufgaben und Daten manuell nachzuverfolgen, liegt das Grundproblem nicht in fehlender Automatisierung – sondern in fehlender Eigenverantwortung der Systeme. Trotz etablierter Tools und standardisierter Prozesse erleben viele Unternehmen Verzögerungen, Medienbrüche und mangelnde Transparenz. Die Ursache: Die eingesetzte Software arbeitet reaktiv.

Agentic AI stellt einen Paradigmenwechsel dar. Anstatt nur Anweisungen umzusetzen, agieren diese Systeme eigenständig, erkennen Abweichungen frühzeitig und ergreifen Maßnahmen – kontinuierlich, lernfähig und in Echtzeit.

Was ist Agentic AI – und wie unterscheidet sie sich von klassischer Automatisierung?

Agentic AI bezeichnet autonome, intelligente Systeme, die eigenverantwortlich Aufgaben innerhalb des Financial-Close-Prozesses initiieren, überwachen und ausführen. Anders als klassische Automatisierungslösungen, die regelbasiert und reaktiv funktionieren, erfasst Agentic AI kontextuelle Zusammenhänge, trifft Entscheidungen und lernt aus vergangenen Perioden.

Wesentliche Unterschiede:

• Klassische Automatisierung: ausführend, regelbasiert, reaktiv
  
• Agentic AI: steuernd, kontextsensitiv, lernfähig
  

Diese Fähigkeit zur Eigenverantwortung ist entscheidend für die Optimierung komplexer Abschlussprozesse.

Lesetipp: Intercompany Verrechnung: Herausforderungen & Best Practices

Typische Herausforderungen – und wie Agentic AI sie strukturell löst

Fehlende Subledger-Daten führen zu stockenden Abstimmungen.
→ Agentic AI erkennt Datenlücken automatisch, lokalisiert Ursachen und leitet gezielte Maßnahmen ein.

Unstrukturierte Checklisten verzögern den Abschluss.
→ Das System überwacht Aufgabenstatus aktiv und stößt Folgeprozesse automatisch an, ohne manuelle Eingriffe.

Hoher Kontrollaufwand lähmt die Produktivität.
→ Routineaufgaben wie Abstimmungen oder Journaleinträge werden vollständig automatisiert, sodass das Team sich auf inhaltliche Aufgaben konzentrieren kann.

Funktionale Komponenten von Agentic AI

Agentenbasierte KI-Systeme übernehmen nicht nur Einzelschritte, sondern koordinieren den gesamten Monatsabschluss – in Echtzeit, systemübergreifend und mit hoher Eigenverantwortung. Die nachfolgenden fünf Funktionen zeigen, wie diese Technologie die operative Umsetzung verbessert und gleichzeitig Transparenz und Kontrolle steigert:

1. Echtzeit-Workflows über alle Systeme hinweg

Agentic AI überwacht alle Prozesse und Aufgaben kontinuierlich – von der Datenerfassung bis zur Freigabe. Sobald eine Aufgabe abgeschlossen ist (z. B. ein Journaleintrag oder eine Abstimmung), wird der nächste Schritt automatisch ausgelöst. Diese kontinuierliche Verarbeitung sorgt für einen gleichmäßigen, unterbrechungsfreien Ablauf ohne manuelle Koordination.

2. Abschlussverzögerungen frühzeitig erkennen

Anhand definierter Zeitfenster, Prozessmuster und historischer Vergleichswerte erkennt Agentic AI, wenn Aufgaben ins Stocken geraten – etwa weil Daten fehlen, Genehmigungen ausstehen oder Abhängigkeiten nicht erfüllt sind. Die betroffenen Arbeitspakete werden hervorgehoben, sodass frühzeitig reagiert werden kann – lange bevor Fristen gefährdet sind.

3. Abstimmungen systematisch verbessern

Regelmäßige oder sich wiederholende Kontenabstimmungen – beispielsweise zwischen Hauptbuch und Subledger oder zwischen Konzerneinheiten – werden automatisiert ausgeführt. Die KI nutzt erlernte Logiken zur Identifikation typischer Übereinstimmungen und übergibt nur ungeklärte Fälle an den Menschen, inklusive Kontext und Beleginformation.

4. Buchungen automatisieren und vorkontieren

Agentic AI erstellt standardisierte Buchungsvorschläge, z. B. für monatliche Rückstellungen oder periodische Kostenabgrenzungen. Die Vorerfassung erfolgt auf Basis von Vergangenheitswerten, Unternehmensregeln und erkannten Mustern. Anschließend wird der Vorgang zur Prüfung weitergeleitet – inklusive dokumentierter Entscheidungsgrundlagen.

5. Prioritäten erkennen und gezielt eskalieren

Nicht jede Abweichung oder Verzögerung erfordert sofortige Aufmerksamkeit. Agentic AI erkennt, welche Störungen kritisch sind – etwa weil sie finanzielle Auswirkungen oder systemische Folgen haben – und leitet nur diese an die zuständigen Personen weiter. Dadurch wird das Team entlastet und kann sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren.

Integrierter, selbstgesteuerter Abschlussprozess

Mit Agentic AI wird der Monatsabschluss nicht nur schneller, sondern auch strukturell stabiler. Statt einzelne Aufgaben zu automatisieren, orchestriert das System den gesamten Prozess – von der Initiierung bis zur finalen Freigabe. Der Ablauf wird dadurch planbarer, transparenter und weniger abhängig von manuellen Eingriffen. Im Einzelnen bedeutet das:

Automatische Aufgabenverteilung

Sobald der Abschlussprozess beginnt, übernimmt Agentic AI die systematische Zuweisung aller Aufgaben an die zuständigen Personen oder Teams – unter Berücksichtigung von Rollen, Abhängigkeiten und Fristen. Nachgelagerte Aufgaben werden automatisch angestoßen, sobald vorgelagerte Schritte abgeschlossen sind.

Reconciliation in Echtzeit

Abstimmungen zwischen Haupt- und Nebenbüchern sowie internen Gesellschaften erfolgen fortlaufend und regelbasiert. Agentic AI erkennt standardisierte Muster und stimmt diese automatisch ab, während unklare Fälle samt Kontext zur Prüfung weitergeleitet werden.

Vorbefüllte Journaleinträge

Regelmäßige Buchungsvorgänge – wie etwa Rückstellungen oder periodische Abgrenzungen – werden auf Basis vergangener Abschlüsse automatisch erstellt und mit den relevanten Parametern vorbelegt. Die vorbereiteten Einträge können direkt zur Genehmigung weitergeleitet werden, wodurch sich die Bearbeitungszeit erheblich verkürzt.

Ursachenanalyse bei Abweichungen

Abweichungen im Reporting oder in den Buchungsdaten werden nicht nur erkannt, sondern auch eingeordnet. Agentic AI vergleicht aktuelle Werte mit historischen Entwicklungen und liefert erste Erklärungsansätze. Das erleichtert die Analyse in Reviews und reduziert Nachfragen.

Gezielte Eskalationen bei Blockaden

Wo Aufgaben nicht planmäßig verlaufen – etwa durch fehlende Daten, ausstehende Freigaben oder Systemprobleme – identifiziert Agentic AI die Blockadeursache und leitet den Vorgang an die richtige Stelle weiter. Die Eskalation erfolgt kontextbezogen und priorisiert, um unnötige Unterbrechungen zu vermeiden.

Beispiel aus der Praxis: Monatsabschluss in einem internationalen Konzern

Ein multinational tätiges Unternehmen wickelt seinen Monatsabschluss über mehrere Landesgesellschaften ab – jede mit eigenen Buchungskreisen, Zeitplänen und ERP-Systemen. Der bisherige Ablauf war geprägt von manuellen Koordinationsschleifen, verspäteten Abstimmungen und ständigem Nachfragen nach dem aktuellen Status.

Mit der Einführung von Agentic AI verändert sich der gesamte Ablauf grundlegend:

Zentrale Aufgabenverfolgung ohne manuelle Rückfragen

Sämtliche Aufgaben im Abschlussprozess – vom Upload der Salden bis zur finalen Genehmigung – werden durch Agentic AI automatisch überwacht. Sobald ein Arbeitsschritt abgeschlossen ist, wird der nächste eigenständig initiiert. Statusmeldungen erfolgen systemgestützt – Rückfragen per E-Mail oder in Meetings entfallen nahezu vollständig.

Wiederkehrende Abstimmungen laufen automatisiert

Agentic AI erkennt typische Muster bei Intercompany-Abstimmungen oder bei wiederholten Kontoabgleichen. Standardfälle werden eigenständig verarbeitet, sodass nur noch Ausnahmen vom Team geprüft werden müssen. Das reduziert das Abstimmungsvolumen und beschleunigt die Durchlaufzeiten spürbar.

Regelmäßige Buchungsvorgänge werden automatisch vorbereitet

Beispiele wie monatliche Gehaltsrückstellungen, Intercompany-Verrechnungen oder Fremdwährungsanpassungen werden vom System vorbefüllt, validiert und zur Genehmigung weitergeleitet – inklusive der passenden Belegreferenzen und historischen Vergleichswerte.

Abweichungen werden kontextualisiert erkannt und erklärt

Statt nur Zahlen bereitzustellen, analysiert Agentic AI ungewöhnliche Veränderungen – etwa einen sprunghaften Kostenanstieg in einer Region – und schlägt mögliche Ursachen vor. Das erleichtert Review-Prozesse und reduziert Überraschungen im Management-Reporting.

Keine Hektik mehr am Monatsende

Früher war der Monatsabschluss ein Rennen gegen die Zeit. Heute sind alle Beteiligten frühzeitig im Prozess eingebunden, Aufgaben laufen kontrolliert durch, und das Closing-Team kann sich auf inhaltliche Prüfungen statt operative Koordination konzentrieren.

Ergebnis: Das Unternehmen schließt seinen Monatsabschluss strukturierter, schneller und mit weniger Ressourcenbindung ab – bei gleichzeitig höherer Genauigkeit und besserer Nachvollziehbarkeit.

Lesetipp: Jahresabschluss erstellen: Effiziente Checkliste & Tipps

Vorteile für den Finanzbereich

Die Einführung von Agentic AI im Monatsabschluss bringt nicht nur eine schnellere Prozessabwicklung, sondern führt auch zu mehr Transparenz, besserer Steuerbarkeit und höherer Qualität im gesamten Record-to-Report-Prozess. Im Folgenden sind die zentralen Vorteile für CFOs und ihre Teams detailliert aufgeführt:

1. Zentrale Steuerung von Aufgaben, Abhängigkeiten und Fristen

Durch ein integriertes Dashboard lassen sich alle Abschlussaufgaben in Echtzeit verfolgen. Agentic AI erkennt Abhängigkeiten automatisch, priorisiert Tasks dynamisch und sorgt dafür, dass nachgelagerte Schritte ausgelöst werden, sobald Voraussetzungen erfüllt sind. Das reduziert Abstimmungsaufwand zwischen Teams und gibt Klarheit über den Gesamtfortschritt.

2. Automatisierte Journaleinträge mit Prüfpfad und Genehmigungsrouting

Wiederkehrende Buchungssätze – etwa Rückstellungen, Intercompany-Buchungen oder Währungsumrechnungen – werden auf Basis historischer Daten automatisch erstellt, ergänzt und dem zuständigen Bearbeiter zur Freigabe weitergeleitet. Änderungen werden dokumentiert, sodass vollständige Audit-Trails ohne Zusatzaufwand entstehen.

3. Frühzeitige Analyse von Abweichungen mit Ursachenbezug

Abweichungen im Vergleich zur Vorperiode oder zum Planwert werden nicht nur gemeldet, sondern von der KI im Kontext eingeordnet. Agentic AI identifiziert Muster, analysiert Einflussfaktoren und schlägt mögliche Erklärungen vor. Das ermöglicht eine fundierte Diskussion bereits vor der Review und verhindert Überraschungen im Reporting.

4. Systemübergreifende Reconciliations mit vollständiger Nachvollziehbarkeit

Die KI erkennt regelmäßig wiederkehrende Abstimmungsmuster und gleicht diese automatisch ab – auch über unterschiedliche Systeme und Gesellschaften hinweg. Nur Fälle mit Klärungsbedarf werden an das Team weitergegeben, inklusive vollständiger Beleg- und Buchungsinformationen.

5. Revisionsfähige Dokumentation ohne manuellen Mehraufwand

Alle durchgeführten Aktivitäten – von der Aufgabenverteilung über Buchungen bis hin zu Eskalationen – werden automatisch dokumentiert. Dadurch entstehen vollständige, nachvollziehbare Abschlussunterlagen, die auch bei Prüfungen oder internen Kontrollen keine Nacharbeiten erfordern.

Wie intelligente Agenten den Monatsabschluss strukturieren und beschleunigen

Komponenten des Record-to-Report-Prozesses im Überblick

HighRadius kombiniert agentenbasierte KI mit durchgängiger Automatisierung im Monatsabschluss. Die folgenden Funktionsbereiche bilden das technologische Rückgrat eines intelligent gesteuerten Record-to-Report-Prozesses:

Abschlusssteuerung (Close Task Manager)

Das Modul übernimmt die automatisierte Zuweisung und Überwachung aller Abschlussaufgaben. Abhängigkeiten, Fristen und Folgeprozesse werden durchgängig systemgesteuert.
Sobald ein Task abgeschlossen ist, wird der nächste automatisch angestoßen.

Automatisierte Buchungserstellung (Journal Entry Automation)

Wiederkehrende Buchungssätze wie Rückstellungen, Abgrenzungen oder Intercompany-Buchungen werden vom System auf Basis historischer Daten vorbefüllt.
Die Buchungen werden zur Freigabe weitergeleitet – inklusive Audit-Trail und Dokumentation.

Abstimmungsabgleich (Reconciliation Matching)

Agentic AI erkennt wiederkehrende Muster in Abstimmungen und gleicht diese automatisiert ab – sowohl innerhalb von Gesellschaften als auch konzernweit.
Nur Ausnahmen mit Klärungsbedarf werden zur manuellen Bearbeitung weitergegeben.

Abweichungsanalyse (Variance Analysis)

Das System identifiziert ungewöhnliche Veränderungen in Finanzdaten – etwa bei Aufwänden oder Erlösen – und stellt erste Erklärungsansätze zur Verfügung.
So können Reviews zielgerichteter und faktenbasiert erfolgen.

Intercompany-Abstimmung (Intercompany Matching)

Differenzen zwischen verbundenen Unternehmen werden automatisch erkannt und bearbeitet, bevor sie zu einem Engpass am Monatsende führen.
Manuelle Klärungsschleifen werden auf ein Minimum reduziert.

Ergebnis:

Durch die Kombination dieser Funktionen entsteht ein Monatsabschlussprozess, der:

• bis zu 30 % schneller abläuft,
• signifikant weniger manuelle Eingriffe erfordert,
• und gleichzeitig höchste Genauigkeit, Transparenz und Revisionssicherheit gewährleistet.

FAQs

Was ist Agentic AI im Monatsabschluss?
Ein System, das eigenständig Aufgaben übernimmt, Prozesse steuert und sich kontinuierlich verbessert.

Wie unterscheidet sich Agentic AI von klassischer Automatisierung?
Agentic AI ist proaktiv, trifft Entscheidungen, eskaliert gezielt und handelt eigenverantwortlich.

Wie hilft Agentic AI beim schnelleren Abschluss?
Durch Automatisierung von Abstimmungen, Buchungen und Monitoring wird Zeit gespart und Qualität gesteigert.

Unterstützt Agentic AI auch Compliance?
Ja – durch konsistente Prozesse, Dokumentation und Transparenz über alle Prozessschritte hinweg.

Ist Agentic AI auch für den Mittelstand geeignet?
Ja – insbesondere kleinere Teams profitieren von Skalierbarkeit ohne Ressourcenaufbau.