Uneinbringliche Forderungen buchen & berechnen

Was ist die Forderungsausfallquote und wie interpretiert man sie?

Die Forderungsausfallquote misst, welcher Anteil der Forderungen eines Unternehmens als Aufwand für uneinbringliche Forderungen abgeschrieben werden muss – gemessen am Nettoumsatz. Anders gesagt zeigt die Quote, wie viel Prozent der Umsätze durch unbezahlte Rechnungen verloren gehen.

Eine hohe Forderungsausfallquote kann ein Hinweis auf zu lockere Kreditvergaberichtlinien oder ineffiziente Inkassoprozesse sein. Da viele B2B-Unternehmen stark auf den Kreditverkauf setzen, ist ein gewisses Maß an Forderungsausfall unvermeidlich.

Laut einem Artikel von McKinsey lag der Anteil uneinbringlicher Umsätze in Europa und Nordamerika bereits vor der Pandemie bei rund 2%. Eine dauerhaft hohe Forderungsausfallquote (Verhältnis aus uneinbringlichen Forderungen und Forderungsbestand pro Jahr) sollte stets Anlass zur Optimierung geben. Denn nicht nur die Bonität der Kunden, sondern auch die Effizienz des eigenen Forderungsmanagements ist dabei entscheidend.

Was sind uneinbringliche Forderungen?

Uneinbringliche Forderungen bezeichnen Außenstände gegenüber Kunden, bei denen mit hoher Wahrscheinlichkeit kein Zahlungseingang mehr zu erwarten ist. Dies kann unterschiedliche Ursachen haben – etwa finanzielle Schwierigkeiten des Kunden, Insolvenzen oder auch die bewusste Verweigerung der Zahlung.

Wenn eine Forderung als uneinbringlich gilt, wird sie in den Finanzberichten des Unternehmens als Verlust verbucht, was sich negativ auf die Profitabilität auswirkt.

Ein professionelles Management uneinbringlicher Forderungen ist entscheidend, um die finanzielle Stabilität zu wahren. Auch wenn das Risiko von Zahlungsausfällen ein natürlicher Bestandteil des Kreditgeschäfts ist, muss es regelmäßig überwacht werden – denn ein zu hoher Forderungsausfall kann die wirtschaftliche Basis des Unternehmens schwächen.

Im Rahmen ihrer Steuererklärungen können Unternehmen uneinbringliche Forderungen abschreiben, wodurch die Uneinbringlichkeit auch steuerlich berücksichtigt wird.

Lesetipp: 7 erfolgreiche Strategien, um Forderungsausfälle zu vermeiden

Was ist der Aufwand aus uneinbringlichen Forderungen?

Der sogenannte Aufwand für uneinbringliche Forderungen umfasst jene betrieblichen Kosten, die einem Unternehmen dadurch entstehen, dass Kunden ihre offenen Forderungen nicht begleichen. Er entspricht dem erwarteten Verlust aus nicht realisierbaren Außenständen und wird als Aufwand in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesen.

Dieser Aufwand wird buchhalterisch erfasst, um potenzielle Verluste aus zweifelhaften Forderungen realitätsnah und periodengerecht abzubilden.

Man kann sich das so vorstellen, als würde man einem Freund Geld leihen, der zusichert, es zurückzuzahlen, dies aber nie tut. Irgendwann akzeptiert man, dass das Geld verloren ist, und verbucht es als Verlust. Genauso verfahren Unternehmen mit Forderungen, bei denen feststeht, dass sie nicht mehr eingezogen werden können.

Direkte Abschreibungsmethode – Bei dieser Methode wird die Forderung unmittelbar als uneinbringlich abgeschrieben, sobald klar ist, dass sie nicht mehr beigetrieben werden kann. Die Buchung erfolgt durch eine direkte Belastung des Aufwands für uneinbringliche Forderungen.

Zur Verdeutlichung ein Beispiel:

Das Unternehmen XYZ Manufacturing liefert Baustoffe auf Kredit an Building Solutions Inc., ein Bauunternehmen, das ein Großprojekt durchführt.

Aufgrund unvorhergesehener Projektverzögerungen und finanzieller Engpässe kann Building Solutions Inc. die offenen Rechnungen jedoch nicht fristgerecht begleichen.

Trotz mehrfacher Versuche, die überfälligen Zahlungen einzutreiben, gelingt es XYZ Manufacturing nicht, die 50.000 USD einzutreiben.

In der Folge wird der Betrag in Höhe von 50.000 USD als uneinbringliche Forderung verbucht. XYZ Manufacturing muss diesen Betrag also als Verlust buchen, um den Ausfall korrekt in der Finanzberichterstattung abzubilden.

Wie berechnet man den Forderungsausfall?

Unternehmen können ihre Forderungsausfälle buchen und berechnen auf zwei Arten:

1. Direktabschreibungsmethode (Direct Write-Off)

Bei dieser Methode wird der Forderungsausfall unmittelbar als Aufwand erfasst, und die Forderungsausfallquote wird berechnet, indem der uneinbringliche Betrag durch die gesamten Forderungen des betreffenden Jahres geteilt wird.

Diese Methode ist einfach, aber wenig exakt. Sie kann nur dann angewendet werden, wenn bestätigt ist, dass eine Forderung nicht beglichen wird – was oft lange dauert. Zudem entspricht sie nicht den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (z. B. dem Matching Principle nach GAAP) und eignet sich daher eher für kleinere Beträge.

2. Pauschalwertberichtigungsverfahren (Allowance Method)

Geeignet für Unternehmen mit regelmäßigem Kreditumsatz. Dabei werden Forderungsausfälle vorab geschätzt und über ein Gegenkonto („Wertberichtigung auf Forderungen“) berücksichtigt. Die Höhe wird aus Erfahrungswerten und branchenspezifischen Einschätzungen abgeleitet.

Berechnungsmethoden im Detail:

Prozentuale Methode:
Die Forderungsausfallquote ergibt sich aus dem Verhältnis vergangener Forderungsausfälle zu den Kreditumsätzen oder zur Gesamtheit der Forderungen.

Wird z. B. eine Quote von 1 % ermittelt, so wird 1 % des aktuellen Kreditumsatzes dem Delkredere-Konto (Wertberichtigung) zugewiesen.

Fälligkeitsstruktur-Methode (Aging):
Dabei werden die Forderungen je nach Fälligkeit klassifiziert (z. B. 0–30 Tage, 31–60 Tage, 61–90 Tage etc.). Ältere Forderungen erhalten eine höhere Ausfallwahrscheinlichkeit.

Beispiel:

• 0–30 Tage: 1 %
• 90 Tage: 30 %

Die erwarteten Ausfälle werden je nach Altersklasse geschätzt und summiert – das ergibt den Gesamtwert der pauschalen Wertberichtigung.

Wie bucht man uneinbringliche Forderungen?

Schrittweise Vorgehensweise:

1. Schätzung des Ausfalls:
Erfolgt entweder anhand der prozentualen Methode (z. B. anhand historischer Ausfallraten) oder durch eine Fälligkeitsanalyse der offenen Forderungen.

2. Buchungssatz zur Bildung der Rückstellung:
Soll: Forderungsausfall
Haben: Wertberichtigung auf Forderungen

3. Wenn die Forderung tatsächlich uneinbringlich ist:
Soll: Wertberichtigung auf Forderungen
Haben: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen

Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass uneinbringliche Forderungen im selben Abrechnungszeitraum erfasst werden wie der zugehörige Umsatz – ganz im Sinne des Matching-Prinzips der periodengerechten Buchführung.

Was ist die Forderungsausfallquote und wie interpretiert man sie?

Die Forderungsausfallquote misst, welcher Anteil der Forderungen eines Unternehmens als Aufwand für uneinbringliche Forderungen abgeschrieben werden muss – gemessen am Nettoumsatz. Anders gesagt zeigt die Quote, wie viel Prozent der Umsätze durch unbezahlte Rechnungen verloren gehen.

Eine hohe Forderungsausfallquote kann ein Hinweis auf zu lockere Kreditvergaberichtlinien oder ineffiziente Inkassoprozesse sein. Da viele B2B-Unternehmen stark auf den Kreditverkauf setzen, ist ein gewisses Maß an Forderungsausfall unvermeidlich.

Laut einem Artikel von McKinsey lag der Anteil uneinbringlicher Umsätze in Europa und Nordamerika bereits vor der Pandemie bei rund 2%. Eine dauerhaft hohe Forderungsausfallquote (Verhältnis aus uneinbringlichen Forderungen und Forderungsbestand pro Jahr) sollte stets Anlass zur Optimierung geben. Denn nicht nur die Bonität der Kunden, sondern auch die Effizienz des eigenen Forderungsmanagements ist dabei entscheidend.

Warum ist es wichtig, die Forderungsausfallquote zum Umsatz zu verfolgen?

Die Forderungsausfallquote im Verhältnis zum Umsatz zeigt, wie groß der Anteil der uneinbringlichen Forderungen im Vergleich zu den Gesamtumsätzen eines Unternehmens ist.

Beispiel:
Hat ein Unternehmen einen Jahresumsatz von 100.000 € und es bleiben 3.000 € uneinbringlich, ergibt sich eine Forderungsausfallquote von:

3.000 €/100.000 €= 0,03 bzw. 3%

Diese Kennzahl liefert wichtige Informationen über den Cashflow, die Effizienz der Debitorenprozesse und die allgemeine finanzielle Gesundheit eines Unternehmens. Ein regelmäßiges Monitoring ermöglicht die Optimierung von Kreditrichtlinien und die Reduktion von Zahlungsausfällen – was letztlich einen stabilen Liquiditätsfluss sicherstellt.

Wenn Sie sich dafür interessieren, wie 100 Fortune-1000-Unternehmen ihre Rückstellungen für Forderungsausfälle im Verhältnis zum Umsatz managen – insbesondere in Branchen wie Gesundheitswesen, Fertigung, Energie und Technologie – empfehlen wir unsere vertiefte Analyse zu diesem Thema.

Warum entstehen Forderungsausfälle?

Bevor wir auf Strategien zur Vermeidung und Reduzierung eingehen, ist es wichtig, die Ursachen zu verstehen. Jedes Unternehmen ist anders, doch die folgenden Punkte sind in vielen Branchen typische Auslöser für uneinbringliche Forderungen:

• Unzureichende Kreditrichtlinien: Zu lockere Regeln führen dazu, dass Kunden mit schlechter Bonität Kredite erhalten.
• Fehlende Bonitätsprüfungen: Ohne gründliche Prüfung können auch risikoreiche Kunden Kredit erhalten.
• Nachlässiges Mahnwesen: Verzögerte oder unzureichende Zahlungsaufforderungen erhöhen die Ausfallwahrscheinlichkeit.
• Rechnungsstreitigkeiten: Unklare oder fehlerhafte Rechnungen führen häufig zu Zahlungsverzögerungen oder -verweigerung.
• Unzufriedene Kunden: Wer mit Leistung oder Produkt nicht zufrieden ist, zahlt unter Umständen nicht.
• Zahlungsunfähigkeit und Insolvenz: Finanzielle Engpässe oder Insolvenzen machen das Eintreiben unmöglich.
• Konjunkturelle Schwankungen: In Krisenzeiten steigt die Anzahl der zahlungsunfähigen Kunden.
• Mangelnde Kommunikation: Systembrüche zwischen Debitorenabteilung und Vertrieb führen oft zu Missverständnissen, die letztlich zu Forderungsausfällen führen.

Wie lassen sich Forderungsausfälle vermeiden und reduzieren?

Hier sind 9 bewährte Maßnahmen zur Prävention von Forderungsausfällen:

1. Gründliche Bonitätsprüfung: Vor Gewährung von Zahlungszielen sollte die finanzielle Lage potenzieller Kunden genau geprüft werden.
2. Klare Kreditrichtlinien: Dokumentierte Regeln zu Kreditlimits, Zahlungszielen und Mahnverfahren sind essenziell.
3. Proaktive Mahnstrategie: Risikokunden frühzeitig identifizieren und Inkasso proaktiv einleiten.
4. Skonto für Frühzahler: Zahlungsanreize wie z.B. 2% Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen motivieren zur rechtzeitigen Zahlung.
5. Zahlungsvereinbarungen: Kunden mit Liquiditätsproblemen können durch realistische Zahlungspläne gebunden werden.
6. Starke Kundenbeziehungen: Vertrauen und Kommunikation stärken die Zahlungsmoral.
7. Kreditüberwachung: Automatisierte Kreditchecks helfen dabei, Bonitätsänderungen sofort zu erkennen.
8. Echtzeit-Einblicke in Bonität: Kreditlimits dynamisch anpassen, um Risiken frühzeitig zu begrenzen.
9. Automatisierte Rechnungsstellung: E-Invoicing beschleunigt den Zahlungsprozess und reduziert manuelle Fehler.

Diese Maßnahmen verbessern Ihr Debitorenmanagement und verringern das Risiko, Forderungsausfall buchen zu müssen.

Wie HighRadius bei der Reduktion von Forderungsausfällen helfen kann

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FAQs

1. Wie lautet die Formel zur Berechnung des Forderungsausfalls?

Prozentmethode:
Forderungsausfall = Gesamtumsatz × geschätzter Ausfallprozentsatz

Fälligkeitsmethode (Aging-Methode):
Forderungsausfall = ∑ (Forderungen je Altersklasse × geschätzter Ausfallprozentsatz)

2. Was sind die Regeln für das Buchen von uneinbringlichen Forderungen?

• Identifikation der uneinbringlichen Forderung
• Buchungssatz:
  Soll: Wertberichtigung auf Forderungen
  Haben: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
• Beachtung der einschlägigen Rechnungslegungsvorschriften (z. B. HGB, IFRS, US-GAAP)
• Nachvollziehbare Dokumentation des Forderungsausfalls
• Berücksichtigung steuerlicher Vorgaben (z. B. Nachweis der Uneinbringlichkeit)

3. Wie lautet die buchhalterische Gleichung bei Forderungsausfällen

Die grundsätzliche Bilanzgleichung lautet:
Aktiva = Passiva + Eigenkapital

Wenn eine uneinbringliche Forderung ausgebucht wird, verringert sich der Aktivposten (Forderungen). Gleichzeitig wird durch die Erfassung als Aufwand das Eigenkapital reduziert. Die Passivseite bleibt in diesem Fall unverändert.