Was ist der CEI (Collections Efficiency Index) – und wie wird er berechnet?

CEI verstehen und gezielt verbessern

Ein effizienter Forderungseinzug ist das Rückgrat gesunder Unternehmensliquidität – und genau hier kommt der Collections Efficiency Index (CEI) ins Spiel. Der CEI Index, auch bekannt als Inkassowirksamkeitsindex, misst den Anteil der Forderungen, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums erfolgreich eingezogen werden.

In wirtschaftlich angespannten Zeiten wird der collections efficiency index zum strategischen Werkzeug für CFOs, Finance-Leads und Credit Manager. Denn er gibt präzise Auskunft darüber, wie gut das Forderungsmanagement funktioniert – und liefert gleichzeitig konkrete Ansatzpunkte zur Optimierung.

Besonders aussagekräftig wird der CEI in Verbindung mit dem DSO (Days Sales Outstanding). Während der DSO die durchschnittliche Dauer bis zum Zahlungseingang misst, zeigt der CEI, wie viel von dem offenen Gesamtvolumen tatsächlich realisiert wurde.

In diesem Artikel erfährst du, wie der CEI Index funktioniert, wie er sich berechnen lässt und welche Schritte notwendig sind, um ihn gezielt zu verbessern.

Was genau misst der Collection Effectiveness Index (CEI)?

Der CEI ist eine zentrale Kennzahl im Forderungsmanagement. Er zeigt den Prozentsatz der realisierten Forderungen im Verhältnis zu allen verfügbaren Forderungen innerhalb einer Periode. Unternehmen nutzen den CEI, um die Effizienz ihres Kredit- und Inkassoprozesses zu analysieren und zu steuern.

Ein hoher Inkassowirksamkeitsindex signalisiert ein effektives Mahnwesen und eine gute Bonitätsprüfung – kurz: ein funktionierendes Credit Management.

Wie berechnet man den CEI?

Die Formel zur Berechnung des CEI lautet:

Diese Formel berücksichtigt alle zentralen Größen des Forderungseinzuges und stellt sie ins Verhältnis zur theoretisch möglichen Einzugsquote – ein sehr präzises Abbild der operativen Leistung im Debitorenmanagement.

Begriffserklärung zur Formel

• Anfangsbestand Forderungen: Summe aller offenen Forderungen zu Beginn des Abrechnungszeitraums.
• Kreditverkäufe: Umsatz auf Ziel (Rechnungsstellung ohne sofortige Zahlung).
• Endbestand Forderungen: Alle noch offenen Forderungen zum Periodenende.
• Zahlungsziel: Vertraglich vereinbarte Zahlungsfrist in Tagen.

Beispielrechnung für den CEI

Ein Unternehmen startet mit einem Forderungsbestand von 6.000 USD, erzielt Kreditverkäufe in Höhe von 4.130 USD, und hat am Monatsende noch 6.200 USD offen. Von den aktuellen Forderungen wurden 4.000 USD beglichen.

• Anfangsbestand = 6.000 USD
• Kreditverkäufe = 4.130 USD
• Endbestand = 6.200 USD
• Eingezogen = 4.000 USD

→ Der berechnete CEI beträgt 64 %

Das bedeutet: Von den verfügbaren Forderungen konnte nur knapp zwei Drittel erfolgreich eingezogen werden – ein klarer Hinweis auf Verbesserungsbedarf.

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Warum ist der CEI für dein Unternehmen wichtig?

Ein zuverlässiger CEI Index bringt viele Vorteile:

• Messbare Leistung: Der CEI zeigt objektiv, wie effektiv der Forderungseinzug funktioniert.
• Frühwarnsystem: Sinkende Werte deuten auf Prozessprobleme oder verändertes Kundenverhalten hin.
• Steuerungstool: CEI-Analysen helfen, Mahnstrategien, Kreditrichtlinien und Kommunikationsprozesse gezielt anzupassen.
• Liquiditätssicherung: Ein hoher CEI stärkt den Cashflow und reduziert Forderungsausfälle.

Wie interpretiert man einen schlechten CEI?

Ein niedriger Collections Efficiency Index (CEI) – also ein Wert unter 85 % – ist ein klares Warnsignal. Doch bevor vorschnell Maßnahmen ergriffen werden, ist es wichtig, die Ursachen differenziert zu betrachten. Denn ein schlechter CEI bedeutet nicht automatisch, dass das Inkasso-Team unzureichend arbeitet. Vielmehr liefert der CEI Hinweise auf strukturelle Schwächen im gesamten Order-to-Cash-Prozess.

Nachfolgend einige häufige Ursachen und ihre Implikationen:

1. Fehlerhafte oder verspätete Rechnungsstellung

Wenn Rechnungen zu spät verschickt oder mit falschen Angaben versehen werden, kommt der Zahlungseingang ins Stocken – und der CEI sinkt. Kunden zahlen in der Regel erst, wenn sie eine korrekte, nachvollziehbare Rechnung erhalten haben. Eine systematische Rechnungskontrolle und automatisierte Prozesse helfen, diese Fehlerquelle zu eliminieren.

2. Zu großzügige Kreditrichtlinien

Flexible Zahlungsziele mögen aus Vertriebssicht attraktiv erscheinen, führen aber häufig zu schleppenden Zahlungseingängen. Ein schwacher CEI kann darauf hinweisen, dass das Kreditrisiko nicht ausreichend berücksichtigt wurde. Eine klare Kundensegmentierung mit risikoadjustierten Zahlungsbedingungen ist hier essenziell.

3. Eingeschränkte Zahlungsmöglichkeiten

Unternehmen, die nur klassische Zahlungswege wie Überweisung oder Scheck anbieten, erschweren vielen Kunden den fristgerechten Ausgleich ihrer Rechnungen. Ein niedriger CEI kann also auch auf fehlende digitale oder flexible Bezahlmethoden hinweisen. Moderne Payment-Lösungen sind daher ein wichtiger Baustein für eine höhere Inkassowirksamkeit.

4. Fehlende Priorisierung im Forderungseinzug

Nicht jeder Kunde hat die gleiche strategische Bedeutung oder das gleiche Zahlungsverhalten. Ein niedriger CEI kann bedeuten, dass Inkassoteams nicht zielgerichtet arbeiten, sondern wertvolle Zeit mit wenig risikobehafteten Kunden verbringen – während zahlungsgefährdete Debitoren zu spät oder gar nicht kontaktiert werden. Hier braucht es ein systemgestütztes Priorisierungsmodell.

5. Reaktive statt proaktive Inkassostrategien

In vielen Unternehmen wird der Kunde erst kontaktiert, wenn eine Rechnung längst überfällig ist. Das ist zu spät. Ein niedriger CEI deutet oft darauf hin, dass Zahlungserinnerungen nicht rechtzeitig oder nicht systematisch erfolgen. Die Einführung automatisierter, proaktiver Mahnprozesse – idealerweise kurz vor Fälligkeit – kann die Quote deutlich verbessern.

Wie kann man den CEI verbessern?

Den Collections Efficiency Index (CEI) zu verstehen und regelmäßig zu analysieren, ist essenziell, um Schwachstellen im Forderungsprozess frühzeitig zu erkennen. Wer die Entwicklung des CEI über Monate oder Quartale hinweg beobachtet, gewinnt wertvolle Erkenntnisse: Wo hakt es im Mahnprozess? Welche Kunden zahlen konstant verspätet? Wo greifen die internen Abläufe nicht?

Solche Muster sind die Grundlage für gezielte Optimierungsmaßnahmen. Als erster Schritt sollten Teams im Forderungsmanagement folgende sechs Hebel nutzen, um die Inkassowirksamkeit messbar zu steigern:

1. Digitale Workflows für das Forderungsmanagement

Nutzen Sie automatisierte Mahnprozesse, Eskalationsstufen und Altersstrukturanalysen (Aging Reports), um Engpässe frühzeitig zu erkennen.

2. Kundenorientierte Kommunikation

Kontaktieren Sie den richtigen Ansprechpartner, berücksichtigen Sie vergangene Interaktionen und passen Sie Ihre Tonalität an die jeweilige Kundenbeziehung an.

3. Flexible Zahlungsmöglichkeiten

Bieten Sie verschiedene Zahlungsarten an (Online-Zahlung, Teilzahlung, Skonto), um Hürden im Zahlungsprozess zu senken.

4. Präzises Rechnungswesen

Vermeiden Sie Fehler und Verzögerungen bei der Rechnungsstellung. Automatisierte Rechnungserstellung und -prüfung sorgen für eine höhere Zahlungsquote.

5. Zielgerichtete Kreditrichtlinien

Segmentieren Sie Ihre Kunden nach Risiko- und Zahlungsverhalten und passen Sie Kreditlimits sowie Zahlungsziele dynamisch an.

Fazit: CEI als Steuerungsinstrument im Forderungsmanagement

Der CEI Index ist eine unverzichtbare Kennzahl für jedes Unternehmen mit Forderungsvolumen. Er misst nicht nur die Qualität des Mahnprozesses, sondern zeigt auch, wie eng Finanzen, Kundenkommunikation und IT-Prozesse ineinandergreifen müssen, um ein effektives Forderungsmanagement zu gewährleisten.

Mit digitalen Lösungen im Bereich Accounts Receivable Automation lässt sich der collections efficiency index nicht nur regelmäßig erheben, sondern auch gezielt steigern – durch strukturierte Abläufe, geringeren manuellen Aufwand und bessere Transparenz im Team.

FAQs zum Collections Efficiency Index (CEI)

Was ist ein guter CEI-Wert?
Ein Wert ab 85 % gilt als stabil. Alles darunter weist auf operative Schwächen im Forderungseinzug hin.

Wie unterscheidet sich der CEI vom DSO?
Der CEI misst die Effizienz der Einzüge (Prozentsatz), der DSO die Dauer bis zur Zahlung (Tage).

Was sagt der CEI über mein Unternehmen aus?
Er zeigt, wie erfolgreich und zeitnah Forderungen realisiert werden – eine direkte Messgröße für Cashflow-Performance.

Was ist der Unterschied zum Collection Efficiency Rate (CER)?
Die CER misst mengenbasiert die eingezogenen Forderungen. Der CEI integriert zusätzlich Zeitfaktoren und ist daher präziser.