Checkliste Monatsabschluss: Definition, Schritte & Best Practices

Zu lang, zu manuell, zu unsicher – der Monatsabschluss bleibt für viele Finanzabteilungen ein leidiges Thema. Dabei kann ein gut strukturierter Monatsabschluss-Prozess zum echten Effizienzhebel werden. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie einen professionellen Monatsabschluss erstellen, welche Fallstricke Sie vermeiden sollten und welche Best Practices Ihnen helfen, Ihre Buchhaltung zu sichern und mehr Zeit für Analysen zu gewinnen.

Was ist ein Monatsabschluss?

Was ist ein Monatsabschluss?

Der Monatsabschluss ist die monatliche Erstellung von Zwischenabschlüssen und dient der Abbildung der finanziellen Lage eines Unternehmens zum Monatsende. Er umfasst typischerweise:

• den Abgleich der Konten,
• die Validierung der Buchungen,
• die Anpassung der Buchungssätze,
• das Erstellen der Finanzberichte,
• die Abweichungsanalyse.

Dabei werden unter anderem Bilanzposten, Intercompany-Transaktionen, laufende Buchungen sowie Belege wie Kontoauszüge, Eingangs- und Ausgangsrechnungen systematisch geprüft. Der Monatsabschluss liefert entscheidungsrelevante Informationen zur finanziellen Performance und ermöglicht ein frühzeitiges Gegensteuern bei Abweichungen oder Unregelmäßigkeiten.

Gut zu wissen: Der Monatsabschluss ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, wird aber dringend empfohlen – um Fehler frühzeitig zu erkennen, steuerliche Fristen einzuhalten und den Jahresabschluss zu entlasten. In Deutschland ist laut HGB (§ 242) lediglich der Jahresabschluss verpflichtend. Dieser umfasst die vollständige Buchführung sowie mindestens einmal jährlich die Inventur aller Vermögenswerte und Schulden.vante Informationen zur finanziellen Performance und ermöglicht ein frühzeitiges Gegensteuern bei Abweichungen oder Unregelmäßigkeiten.

Welche Schritte umfasst der Monatsabschluss?

Ein strukturierter Monatsabschluss folgt einem klaren Ablauf in fünf Schritten. Dieser Prozess sorgt für konsistente und nachvollziehbare Buchführungsdaten.

Die 5 Schritte im Monatsabschluss-Prozess

Ein sauberer Monatsabschluss folgt einem klaren Ablauf in fünf Schritten. Dieser Prozess sorgt für konsistente und nachvollziehbare Buchführungsdaten und bildet die Basis für eine funktionierende Checkliste Monatsabschluss.

1. Finanzdaten sammeln

Am Anfang steht die Zentralisierung aller buchhalterischen Informationen des Vormonats: Zahlungseingänge, Aufwendungen, Bewegungen in Debitoren- und Kreditorenkonten sowie alle anderen buchungsrelevanten Transaktionen. Ziel ist eine vollständige Ausgangsbasis, die später auch in eine Checkliste Monatsabschluss Excel übertragen werden kann.

2. Daten prüfen und Konten abstimmen

Alle gesammelten Daten werden mit den entsprechenden Belegen (z. B. Kontoauszügen, internen Nachweisen, Zahlungsbelegen) abgeglichen. Bank-, Kassen- und Verrechnungskonten müssen abgestimmt werden, um Abweichungen zu identifizieren und die Liquiditätslage korrekt darzustellen. Die automatisierte Kontenabstimmung kann hier viel Zeit sparen.

3. Anlagevermögen bewerten

Das Anlagevermögen – darunter Maschinen, IT, Fuhrpark oder Gebäude – muss aktualisiert werden. Dabei geht es um Zugänge und Abgänge sowie die korrekte Berechnung von Abschreibungen, um die wirtschaftliche Realität korrekt abzubilden.

4. Finanzberichte erstellen

Sobald alle Buchungen abgestimmt und konsolidiert sind, folgen die Finanzberichte: Bilanz, GuV und Kapitalflussrechnung. Die Kohärenz der Buchungen ist hier entscheidend, um eine zuverlässige und nachvollziehbare Darstellung zu gewährleisten.

5. Abschließende Prüfung durchführen

Vor der finalen Freigabe erfolgt eine unabhängige Durchsicht – häufig durch eine übergeordnete Person oder ein Teammitglied außerhalb des Buchungsprozesses. Diese letzte Prüfung sichert die Qualität der Abschlüsse und schafft die Grundlage für eine revisionssichere Checkliste Monatsabschluss.ährleistet die Qualität der Abschlüsse und ermöglicht frühzeitige Korrekturen vor dem Jahresabschluss.

Lesetipp: Jahresabschluss erstellen: Effiziente Checkliste & Tipps

Hürden beim Monatsabschluss

Auch wenn der Monatsabschluss zum Standard gehört, ist er oft mit Schwierigkeiten verbunden:

Die Herausforderungen des Monatsabschlusses

• Fehlende zentrale Datenbasis
  
• Fehler in Excel-Tabellen oder manuelle Erfassungen
  
• Mangelndes Wissen über den Ablauf des Monatsabschlusses
  
• Fehlende Transparenz im Aufgabenstatus
  

Fehlen zentrale Systeme, wird das Sammeln von Finanzdaten mühsam. Ohne konsolidierte Datenbasis steigt das Risiko manueller Fehler.

Ein weiteres Problem: Excel-Dateien. Werden sie von mehreren Personen genutzt, ist es schwer, Zuverlässigkeit und Nachvollziehbarkeit zu garantieren. Änderungen ohne Protokollierung oder doppelte Einträge gefährden die Integrität der Daten.

Hinzu kommt häufiges Unwissen über den Monatsabschlussprozess selbst. Da er sich je nach Organisation, Systemlandschaft und Reportingpflichten unterscheidet, entstehen ohne Schulungen wiederkehrende Probleme.

Schließlich führt fehlender Überblick über den Status einzelner Aufgaben bei bereichsübergreifender Zusammenarbeit schnell zu Verwirrung.

⇒ Solche Schwachstellen wirken sich nicht nur auf die interne Datenqualität aus, sondern gefährden auch die Verlässlichkeit der Berichte gegenüber Investoren, Prüfern oder Banken. Verspätungen oder Fehler im Monatsabschluss können das Vertrauen der Stakeholder untergraben. Und auf steuerlicher Ebene drohen Compliance-Risiken und falsche Meldungen.

Profi-Tipps für einen erfolgreichen Monatsabschluss

Wer seine Monatsabschlüsse effizienter und fehlerfreier gestalten möchte, profitiert von den folgenden bewährten Methoden:

1. Qualität vor Schnelligkeit

Gründlichkeit schlägt Geschwindigkeit: Ein überhasteter Monatsabschluss führt zu Fehlern, die sich in KPIs, Reportings und dem Jahresabschluss fortsetzen. Validieren Sie die Daten sorgfältig, um teure Korrekturen zu vermeiden.

2. Verbesserungspotenziale erkennen

Nutzen Sie jeden Monatsabschluss als Lernmöglichkeit. Ob Verzögerungen bei der Datensammlung, wiederkehrende Buchungsfehler oder Freigabeengpässe – jede Schwachstelle zeigt, wo Optimierungen nötig sind.

3. Termintreue sicherstellen

Ein strukturierter Zeitplan hilft, Engpässe zu vermeiden. Planen Sie alle Schritte frühzeitig und weisen Sie sie klar zu. Ein gemeinsamer Kalender erleichtert die Koordination und stärkt das Verantwortungsgefühl im Team.

4. Prozesse automatisieren

Ob Belegerfassung, Kontenabgleich oder Buchung – Automatisierung und KI-gestützte Tools reduzieren Fehler und sparen Zeit. So bleibt mehr Raum für strategische Aufgaben.

5. Mit Checklisten arbeiten

Checklisten helfen, nichts zu übersehen. Diese Punkte sollten jeden Monat geprüft werden:

• Abstimmung der Bankkonten
• Erfassung aller Aufwendungen inkl. Belegprüfung
• Offene Zahlungen & zweifelhafte Forderungen prüfen
• Zahlungen an Lieferanten freigeben
• Abschreibungen buchen & Lagerbestände aktualisieren
• Steuerschulden und Rückstellungen prüfen
• Gehälter & Erstattungen schätzen
• Zinsaufwand und Tilgungen erfassen

Tipp: Nutzen Sie unsere Checkliste im PDF-Format, um Ihren Monatsabschluss zu standardisieren und Monat für Monat nichts zu vergessen.

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5–10 Werktage für den Monatsabschluss? Das ist vielerorts noch Realität – aber nicht mehr zeitgemäß. HighRadius reduziert diesen Aufwand um bis zu 30 % durch gezielte Automatisierung.

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• Transaction Matching – beschleunigt den Vergleich großer Buchungsmengen
  
• Automatisierte Buchung – von der Erstellung bis zur Verbuchung
  

Das Ergebnis: ein Monatsabschluss, der schneller, zuverlässiger und transparenter ist – und Teams, die sich auf Analysen statt auf Datenerfassung konzentrieren können.

FAQ – Alles Wichtige zum Monatsabschluss

Was ist ein Monatsabschluss?
Der Monatsabschluss ist die monatliche Überprüfung und Anpassung aller Buchungen zur Erstellung verlässlicher Zwischenabschlüsse. Er hilft, Performance-Kennzahlen zu verfolgen und Abweichungen rechtzeitig zu erkennen.

Welche Checkliste ist beim Monatsabschluss sinnvoll?
Eine gute Checkliste umfasst alle Schritte – vom Bankabgleich über Buchungen bis zur Rückstellungserfassung. Sie sichert Vollständigkeit und Struktur.

Wie läuft der Monatsabschluss ab?
In der Regel folgt der Monatsabschluss einem festen Ablauf: Datensammlung, Prüfung, Bewertung, Erstellung und finale Kontrolle. So wird die Datenqualität sichergestellt.

Wer ist verantwortlich?
In KMU meist der Buchhaltungsleiter oder CFO, in größeren Unternehmen koordinieren Abschlussverantwortliche oder Financial Controller den gesamten Prozess teamübergreifend.