Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen: So gehen Sie mit überfälligen Forderungen richtig um

Überfällige Forderungen im Griff: So managen Sie Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen effektiv

Liquidität ist das Lebenselixier jedes Unternehmens. Sie ermöglicht den reibungslosen Ablauf – von Gehaltszahlungen über Rechnungen an Lieferanten bis hin zu Investitionen in Wachstum. Ein gesunder Cashflow ist damit entscheidend, um Liquidität zu sichern und das Geschäft nachhaltig erfolgreich zu führen.

Doch in der Praxis stellt genau das viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Insbesondere überfällige Forderungen, also verspätete oder ausbleibende Zahlungen, belasten die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen erheblich. Diese offenen Posten verringern den verfügbaren Cashflow, verzögern Zahlungseingänge und können die finanzielle Stabilität gefährden.

In diesem Leitfaden erfahren Sie:

• Was überfällige Forderungen sind,
  
• welche Ursachen und Folgen sie haben,
  
• welche Strategien im Forderungsmanagement helfen, Zahlungsausfälle zu vermeiden,
  
• und wie Automatisierung Sie dabei unterstützen kann, Ihren Cashflow zu stabilisieren.
  

Was sind überfällige Forderungen?

Überfällige Forderungen entstehen, wenn Zahlungen auf Kundenkonten oder Kreditverbindlichkeiten nicht fristgerecht erfolgen. Dazu gehören beispielsweise:

• Kreditkarten mit überfälligen Raten,
  
• Hypothekendarlehen mit Zahlungsverzug,
  
• Autokredite mit versäumten Raten,
  
• unbezahlte Rechnungen für Versorgungsleistungen,
  
• Konsumentendarlehen mit offenen Tilgungen.
  

Im Geschäftsalltag bedeutet das: Ein Kunde, der seine Rechnung mehr als 30 Tage nach Fälligkeit nicht begleicht, gilt als säumig.

Die Folgen: Überfällige Forderungen blockieren Liquidität, können den Bonitätsscore eines Unternehmens verschlechtern und im schlimmsten Fall Insolvenzen nach sich ziehen.

Ursachen für überfällige Forderungen

Die Gründe für verspätete oder ausbleibende Zahlungen sind vielfältig:

1. Finanzielle Engpässe

Arbeitslosigkeit, Krankheit oder unerwartete Ausgaben belasten Kunden und Unternehmen gleichermaßen.

2. Schwaches Finanzmanagement

Fehlende Budgetplanung und unzureichendes Debitorenmanagement führen schnell zu überfälligen Zahlungen.

3. Überschuldung

Wer mehr Kredit aufnimmt, als er bedienen kann, gerät zwangsläufig in Verzug.

4. Vergesslichkeit

Ohne automatisierte Zahlungserinnerungen gehen Fälligkeiten leicht unter.

5. Klärungsfälle

Unstimmigkeiten über Rechnungsbeträge oder Leistungen können Zahlungen blockieren, bis der Fall geklärt ist.

6. Wirtschaftliche Krisen

Konjunkturelle Abschwünge verringern Umsatz und Einkommen – mit unmittelbaren Folgen für die Zahlungsfähigkeit.

Fazit: Prävention beginnt beim Verständnis der Ursachen. Unternehmen, die frühzeitig Muster erkennen, können Zahlungsausfälle vermeiden und ihren Cashflow verbessern.

Auswirkungen auf Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

Überfällige Forderungen wirken sich direkt auf Ihre Forderungsmanagement-Prozesse aus:

• Verlängerte Order-to-Cash-Zyklen: Zahlungsverzug verzögert Umsatzrealisierung.
  
• Cashflow-Lücken: Fehlende Liquidität erschwert das Begleichen eigener Verpflichtungen.
  
• Steigende Forderungsausfälle: Uneinbringliche Forderungen belasten die Gewinn- und Verlustrechnung.
  
• Ressourcenbindung: Mitarbeiter verbringen Zeit mit Mahnwesen statt mit strategischen Aufgaben.
  
• Ungenaue Prognosen: Fehlende Zahlungen verfälschen Cashflow-Projektionen.
  
• Gestörte Lieferantenbeziehungen: Wer Rechnungen nicht rechtzeitig begleicht, riskiert schlechtere Konditionen.

Strategien im Forderungsmanagement: So gehen Sie mit überfälligen Forderungen um

1. Kunden segmentieren

Nutzen Sie Altersstrukturlisten und historische Zahlungsdaten, um Risikokunden früh zu identifizieren.

2. Kundenbeziehungen pflegen

Kommunizieren Sie respektvoll, freundlich und bestimmt – auch bei Zahlungsrückständen. Ziel: Zahlung sichern, Beziehung erhalten.

3. Mahnwesen automatisieren

Automatisierte Mahnläufe und E-Mail-Erinnerungen sorgen für Verbindlichkeit und entlasten Ihr Team.

4. Zahlungsprozesse erleichtern

Mehr Zahlungsmethoden (elektronische Zahlungen, Kreditkarte, Überweisung) erhöhen die Wahrscheinlichkeit pünktlicher Zahlungen.

5. Inkassopolitik klar definieren

Legen Sie feste Fristen, Eskalationsstufen und Konsequenzen fest – und wenden Sie diese konsequent an.

6. Klärungsfälle strukturiert lösen

Ein dokumentierter Prozess für Reklamationen sorgt dafür, dass offene Posten schneller beglichen werden.

Best Practices im Forderungsmanagement

Um überfällige Forderungen systematisch zu vermeiden und den Cashflow zu verbessern, sollten Unternehmen auf praxiserprobte Methoden setzen. Die folgenden Best Practices haben sich bewährt:

1. Klare Kreditrichtlinien etablieren
   Definieren Sie transparente Kriterien für die Kreditvergabe an Kunden. Prüfen Sie Bonität, Zahlungsverhalten und Kreditlimits regelmäßig.
   
2. Regelmäßige Kundenbewertungen durchführen
   Analysieren Sie kontinuierlich das Zahlungsverhalten bestehender Kunden. So erkennen Sie frühzeitig Risiken und können Maßnahmen wie strengere Zahlungsbedingungen einleiten.
   
3. Automatisierte Workflows nutzen
   Setzen Sie auf digitale Systeme für Mahnwesen, Zahlungserinnerungen und Klärungsfälle. Automatisierung beschleunigt Prozesse und reduziert menschliche Fehler.
   
4. Flexible Zahlungsmöglichkeiten anbieten
   Online-Zahlungen, Kreditkarten oder SEPA-Lastschriftverfahren erhöhen die Zahlungsbereitschaft und senken das Risiko verspäteter Zahlungen.
   
5. Kundenkommunikation stärken
   Offene und proaktive Kommunikation bei Zahlungsproblemen schafft Vertrauen und erleichtert gemeinsame Lösungen, etwa in Form von Zahlungsplänen.
   
6. DSO und andere KPIs im Blick behalten
   Überwachen Sie Kennzahlen wie Days Sales Outstanding (DSO), überfällige Quote oder Forderungsumschlag. Mehr dazu lesen Sie im Beitrag zum Cash Conversion Cycle.
   
7. Frühzeitige Eskalation bei ausbleibenden Zahlungen
   Definieren Sie klare Eskalationsprozesse – von Zahlungserinnerungen über persönliche Kontaktaufnahme bis hin zu rechtlichen Schritten. Schnelles Handeln verhindert, dass Forderungen uneinbringlich werden.
   

Diese Best Practices helfen, Zahlungsausfälle zu minimieren, den Cashflow zu stabilisieren und die Liquidität zu sichern.

Überfällige Forderungen vermeiden: Proaktive Maßnahmen

Noch besser als das Management ist die Prävention. Folgende Maßnahmen helfen, Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen stabil zu halten:

• Bonitätsprüfungen vor Vertragsabschluss
  
• klare Zahlungsbedingungen mit Konsequenzen
  
• automatisierte Zahlungserinnerungen
  
• flexible Zahlungsmöglichkeiten
  
• frühzeitige Nachverfolgung offener Posten
  
• direkte Kommunikation bei Unstimmigkeiten
  
• effiziente Zahlungsavis-Verarbeitung, um offene Posten schneller abzugleichen (mehr dazu hier).
  

Wie HighRadius unterstützen kann

Das Management von Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen erfordert eine Balance zwischen Kundenorientierung und konsequenter Liquiditätssicherung. Automatisierung bietet hier die Lösung.

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• 20% weniger überfällige Forderungen,
  
• 30% höhere Produktivität im Forderungsmanagement,
  
• priorisierte Worklists für Top-Kunden,
  
• automatisierte Mahnprozesse für Long-Tail-Kunden.
  

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FAQs zu überfälligen Forderungen

Was passiert, wenn eine Forderung überfällig ist?
Es fallen Mahngebühren, Zinsen und Bonitätsrisiken an.

Wie lassen sich überfällige Forderungen managen?
Mit Zahlungserinnerungen, Zahlungsplänen, Vergleichsverhandlungen oder Inkassounterstützung.

Beeinflussen überfällige Forderungen die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen?
Ja, sie erhöhen Außenstände, verschlechtern den Cashflow und belasten Ressourcen.

Was ist die Hauptursache?
Meist finanzielle Schwierigkeiten oder mangelndes Debitorenmanagement.

Können sie den Bonitätsscore beeinflussen?
Ja, verspätete Zahlungen verschlechtern die Kreditwürdigkeit.Wie entfernt man sie aus Kreditberichten?
Durch Anfechtung falscher Einträge, Vergleichsvereinbarungen und pünktliche Rückzahlungen.