Relance de facture impayée : 5 modèles de mails et de lettres de recouvrement 

En France, le délai de paiement moyen accordé par les entreprises atteignait 51 jours en 2024, contre 48,2 jours en 2023, selon l’enquête Coface 2024. Lorsqu’une facture approche de son échéance ou reste impayée, une relance adaptée permet de rappeler les modalités de règlement tout en préservant la relation commerciale. 

Cet article présente cinq modèles copiables de mails et de lettres de relance de facture impayée : rappel avant échéance, premier rappel après échéance, relance ferme, courrier recommandé et lettre de mise en demeure de payer. 

Qu’est-ce qu’une lettre de recouvrement ?

Une lettre de recouvrement est un courrier ou un e-mail envoyé par un créancier afin de rappeler à un client qu’une facture doit être réglée. Selon le moment où elle est envoyée, elle peut prendre la forme d’une relance avant échéance, d’un rappel amiable après échéance ou d’un courrier plus ferme. 

Une lettre de relance et une mise en demeure ne sont pas équivalentes. La relance constitue un rappel amiable sans formalisme particulier. La mise en demeure est une demande formelle de paiement, rédigée dans des termes suffisamment clairs et généralement envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception. Pour comprendre quand utiliser chaque document, consultez les étapes de relance. 

Quelles informations inclure dans une relance de facture impayée ? 

Une relance amiable simple n’est pas soumise au même formalisme qu’une mise en demeure. Elle doit néanmoins fournir suffisamment d’informations pour que le client identifie immédiatement la facture concernée et puisse effectuer le règlement. 

Les principales informations à inclure sont : 

• le nom et les coordonnées du créancier et du client ;  

• le numéro, la date d’émission et la date d’échéance de la facture ;  

• le montant restant dû ;  

• les modalités de paiement et, si possible, un lien de règlement ;  

• les coordonnées de la personne à contacter en cas de question ou de contestation ;  

• une date claire à laquelle le paiement ou une réponse est attendu.  

Le ton, le délai accordé et les conséquences mentionnées doivent ensuite être adaptés au niveau de relance. Dans une mise en demeure, l’objet du courrier, la demande formelle de paiement, le délai laissé au débiteur et les suites envisagées en l’absence de règlement doivent être exprimés sans ambiguïté. 

Conseils pour rédiger un mail ou un courrier de recouvrement 

Une lettre de recouvrement efficace se base sur des détails précis et un contenu structuré pour maximiser son impact : 

• Objet clair : l’objet doit indiquer explicitement la raison du courrier, par exemple « Rappel : facture impayée n° [référence] ». 

• Salutation personnalisée : adressez-vous au débiteur par son nom pour ancrer le message dans un contexte personnel. 

• Motif explicite : décrivez la raison du courrier, en précisant la facture concernée et la date d’échéance dépassée. 

• Ton professionnel : maintenez un ton ferme mais respectueux, adapté à l’objectif de recouvrement. 

• Références spécifiques : citez les paiements antérieurs ou les engagements du débiteur pour souligner votre suivi rigoureux. 

• Clôture orientée action : terminez par une invitation claire à régulariser la situation rapidement, en mentionnant les modalités de paiement disponibles. 

Chaque lettre doit être adaptée à la situation spécifique, mais ces lignes directrices vous aideront à communiquer efficacement tout en maintenant une approche professionnelle et respectueuse. 

Quel ton adopter dans une lettre de relance ? 

Le ton d’une lettre de relance doit évoluer avec l’ancienneté de la facture et le comportement de paiement du client. 

• Avant l’échéance : utilisez un ton courtois et préventif. Le message doit être présenté comme un rappel de service.  

• Lors du premier retard : restez cordial et supposez qu’il peut s’agir d’un oubli ou d’un problème administratif.  

• Après plusieurs rappels : adoptez un ton plus direct, rappelez les engagements contractuels et demandez une date précise de paiement.  

• Dans le dernier courrier avant la mise en demeure : utilisez un ton ferme et indiquez clairement le délai laissé pour régulariser la facture.  

• Dans une mise en demeure : formulez une demande explicite, formelle et sans ambiguïté, tout en restant factuel et professionnel.  

Le ton d’une lettre de relance doit rester proportionné à la situation. Les formulations agressives, les menaces excessives ou les conséquences qui ne seraient pas réellement envisagées sont à éviter. 

Exemple de lettre de recouvrement 

5 modèles de mails et de lettres de relance de facture impayée 

Les modèles suivants peuvent être copiés et adaptés à la facture, au profil du client et à l’historique de la relation commerciale. Les délais proposés sont indicatifs : chaque entreprise doit les adapter à ses conditions de paiement et à son processus interne. 

1. Modèle de rappel avant échéance 

Objet : rappel de l’échéance de la facture n° [numéro] 

Bonjour [nom du client], 

Nous vous rappelons que la facture n° [numéro], d’un montant de [montant] €, arrivera à échéance le [date]. 

Vous pouvez effectuer le règlement par [mode de paiement] en utilisant les informations suivantes : [coordonnées ou lien de paiement]. 

Si le paiement a déjà été programmé, aucune action supplémentaire n’est nécessaire. Nous restons disponibles à [adresse e-mail ou numéro de téléphone] pour toute question concernant cette facture. 

Merci par avance. 

Cordialement, 

[nom] 
[fonction] 
[entreprise] 

2. Modèle de premier rappel après échéance 

Objet : premier rappel, facture n° [numéro] arrivée à échéance 

Bonjour [nom du client], 

Sauf erreur de notre part, la facture n° [numéro], d’un montant de [montant] €, arrivée à échéance le [date], n’a pas encore été réglée. 

Nous vous remercions de bien vouloir procéder au paiement dès que possible par [mode de paiement]. Vous trouverez la facture en pièce jointe ainsi que les informations nécessaires au règlement : [coordonnées ou lien de paiement]. 

Si le paiement a déjà été effectué, merci de ne pas tenir compte de ce message. Dans le cas contraire, pourriez-vous nous confirmer la date prévue du règlement ? 

Nous restons à votre disposition si une information ou un document est nécessaire. 

Cordialement, 

[nom] 
[fonction] 
[entreprise] 

3. Modèle de relance ferme à J+10 ou J+15 

Objet : deuxième relance, règlement attendu pour la facture n° [numéro] 

Bonjour [nom du client], 

Malgré notre précédent rappel du [date], la facture n° [numéro], d’un montant de [montant] €, demeure impayée depuis le [date d’échéance]. 

Nous vous demandons de régulariser cette facture au plus tard le [nouvelle date] ou de nous communiquer immédiatement la date à laquelle le paiement sera effectué. 

Conformément à nos conditions de règlement, ce retard peut entraîner l’application des pénalités prévues ainsi que de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement applicable aux transactions entre professionnels. 

Vous pouvez effectuer le règlement par [mode de paiement] à l’aide des informations suivantes : [coordonnées ou lien de paiement]. 

En cas de difficulté ou de contestation, merci de contacter [nom ou service] à [coordonnées] afin que nous puissions examiner la situation rapidement. 

Cordialement, 

[nom] 
[fonction] 
[entreprise] 

4. Modèle de dernier courrier recommandé à J+30 

[Nom de l’entreprise] 
[Adresse] 
[Code postal et ville] 

À l’attention de [nom du client ou de l’entreprise] 
[Adresse] 
[Code postal et ville] 

Objet : dernier rappel avant mise en demeure, facture n° [numéro] 

Lettre recommandée avec accusé de réception 

Madame, Monsieur, 

Malgré nos précédentes relances des [dates], la facture n° [numéro], émise le [date d’émission] et arrivée à échéance le [date d’échéance], demeure impayée pour un montant de [montant] €. 

Nous vous demandons de procéder au règlement intégral de cette somme au plus tard le [date], selon les modalités suivantes : [coordonnées bancaires ou autre mode de paiement]. 

À défaut de paiement ou de prise de contact dans ce délai, nous vous adresserons une mise en demeure de payer et envisagerons les suites nécessaires au recouvrement de cette créance. 

Si le règlement a été effectué entre-temps, merci de nous transmettre le justificatif correspondant. Pour toute question ou contestation, vous pouvez contacter [nom ou service] à [coordonnées]. 

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées. 

[nom] 
[fonction] 
[signature] 

5. Modèle de lettre de mise en demeure de payer 

[Nom de l’entreprise] 
[Adresse] 
[Code postal et ville] 

À l’attention de [nom du client ou de l’entreprise] 
[Adresse] 
[Code postal et ville] 

Objet : mise en demeure de payer la facture n° [numéro] 

Lettre recommandée avec accusé de réception 

Madame, Monsieur, 

Malgré nos précédentes relances, la facture n° [numéro], émise le [date d’émission] et arrivée à échéance le [date d’échéance], demeure impayée pour un montant total de [montant] €. 

Par la présente, nous vous mettons formellement en demeure de régler cette somme dans un délai de [huit] jours à compter de la réception de ce courrier. 

Le paiement doit être effectué par [mode de paiement] à l’aide des coordonnées suivantes : [coordonnées bancaires ou lien de paiement]. 

À défaut de règlement intégral dans le délai indiqué, nous nous réservons le droit d’engager toute démarche nécessaire au recouvrement de la créance, sans autre avis, et de réclamer les pénalités et frais applicables conformément à nos conditions contractuelles et à la réglementation en vigueur. 

Si vous contestez tout ou partie de cette somme, merci de nous transmettre immédiatement les éléments justificatifs correspondants à [adresse e-mail ou adresse postale]. 

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées. 

[nom] 
[fonction] 
[signature] 

Chaque modèle doit être adapté au contrat, à l’historique du client et à la situation de la facture. Lorsque le volume de comptes à suivre augmente, la création, la personnalisation et l’envoi manuel de ces relances deviennent rapidement chronophages. L’automatisation permet alors d’appliquer la bonne communication au bon moment, tout en conservant un historique centralisé des actions menées. 

Automatiser les lettres de recouvrement 

L’automatisation des lettres de recouvrement permet de déclencher une relance avant échéance ou une relance après échéance selon un calendrier défini, tout en adaptant le modèle au profil du client et à l’ancienneté de la facture. 

Les équipes peuvent centraliser leurs modèles de mails de relance client, personnaliser les objets et les contenus, joindre automatiquement les factures et intégrer des liens de paiement. L’historique des e-mails, des réponses et des promesses de paiement reste accessible dans un même environnement. 

Cette automatisation réduit les oublis et les tâches répétitives, tout en permettant aux équipes de se concentrer sur les comptes qui nécessitent une intervention personnalisée. 

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Questions fréquentes sur les relances de factures impayées 

Combien de temps attendre entre deux relances de facture impayée ? 

Le délai dépend de l’échéance, du profil du client et du processus de l’entreprise. Une première relance peut être envoyée dès le lendemain de l’échéance. Un second rappel plus ferme peut ensuite être programmé entre 10 et 15 jours plus tard. Si la facture reste impayée, un dernier courrier peut être adressé autour de J+30 avant l’envoi d’une mise en demeure. Ces délais sont indicatifs et doivent être adaptés à la situation. 

Quel ton adopter dans une lettre de relance ? 

Le ton doit évoluer avec l’ancienneté du retard. Une relance avant échéance ou un premier rappel doit rester courtois et informatif. Après plusieurs rappels, le message peut devenir plus direct et demander une date précise de paiement. Une mise en demeure doit être ferme, factuelle et formulée sans ambiguïté, sans utiliser de menace excessive. 

Quelles mentions inclure dans une relance de facture impayée ? 

Une relance doit permettre au client d’identifier immédiatement la dette et d’effectuer le paiement. Elle doit donc préciser le numéro de la facture, son montant, sa date d’échéance, les modalités de règlement et les coordonnées de la personne à contacter. Pour une mise en demeure, il faut également indiquer clairement qu’il s’agit d’une demande formelle de paiement, fixer un délai de régularisation et préciser les suites envisagées en l’absence de règlement.