Le lettrage comptable consiste à rapprocher, dans un compte de tiers, chaque règlement de la facture qu’il solde, en leur attribuant un même code. Sur le poste client, c’est l’opération qui transforme un virement reçu en créance soldée dans l’ERP. Tant qu’un encaissement n’est pas lettré, la facture reste ouverte, le client peut être relancé à tort et le DSO ne baisse pas.
Cet article donne la définition du lettrage comptable et un exemple chiffré sur un compte 411. Il détaille la méthode pour lettrer les comptes clients et fournisseurs, y compris le lettrage partiel, le délettrage et les écarts de règlement. Il précise enfin la différence avec le rapprochement bancaire et ce que change l’automatisation.
Qu’est-ce que le lettrage comptable ?
Le lettrage comptable est une opération de contrôle. Elle consiste à attribuer une même lettre, ou un même code, à une écriture au débit et à une ou plusieurs écritures au crédit d’un compte de tiers, pour matérialiser qu’une facture et son règlement se soldent. Il concerne les comptes de la classe 4 du plan comptable général : le compte 411 (clients) et le compte 401 (fournisseurs) en premier lieu. Les comptes 42 (personnel) et 43 (organismes sociaux) se lettrent plus ponctuellement.
Une fois le lettrage effectué, seules les lignes non lettrées apparaissent dans la balance des tiers : ce sont les factures encore dues. Le lettrage sert donc à trois choses. Il justifie le solde d’un compte client ou fournisseur, isole les impayés à relancer et prépare la clôture sans pointage manuel de centaines de lignes.
À noter :
À noter :
Le lettrage porte sur les comptes de tiers (411, 401) et relie une facture à son règlement. L’état de rapprochement bancaire porte sur le compte 512 et vérifie que les mouvements du relevé bancaire correspondent aux écritures comptabilisées. Un encaissement peut être rapproché en banque et rester non lettré côté client : les deux contrôles sont complémentaires, pas interchangeables.
Exemple de lettrage comptable sur un compte client
Le 5 mars, une entreprise émet une facture de 12 000 € TTC (10 000 € HT et 2 000 € de TVA collectée) à son client Dupont SAS. Le client règle en trois fois. Il verse 6 000 € par virement le 20 mars, 4 000 € par virement le 10 avril et 2 000 € par chèque le 25 avril. Les quatre écritures reçoivent le même code de lettrage, AB. Le compte 411 Dupont SAS se présente ainsi :
À noter :
Le débit (la facture) et les crédits (les trois règlements) s’équilibrent : la créance est soldée et disparaît de la balance âgée. Si le chèque du 25 avril n’était jamais arrivé, la facture serait restée non lettrée avec un reliquat de 2 000 €. Ce reliquat apparaît immédiatement dans l’échéancier, prêt pour la relance.
[Image : Capture du compte 411 Dupont SAS lettré (exemple de l’article) | Alt : Exemple de lettrage comptable sur un compte client 411 avec code de lettrage AB]
À noter :
À noter :
Certains logiciels comptables acceptent un lettrage partiel : les règlements reçus sont rattachés à la facture alors que le compte ne s’équilibre pas encore. Le solde restant apparaît comme un reliquat lettré partiellement, ce qui évite de perdre l’historique des acomptes. D’autres outils exigent un lettrage équilibré et laissent la facture entièrement non lettrée jusqu’au dernier règlement. Dans les deux cas, le montant à relancer est le même ; seule la lisibilité du compte change.
Le délettrage
Le délettrage annule un lettrage déjà passé. Il sert quand un règlement a été rattaché à la mauvaise facture, quand un chèque revient impayé ou quand un avoir modifie le montant dû. Le comptable retire le code de lettrage des écritures concernées, qui redeviennent non lettrées, puis relettre le règlement sur la bonne facture. Les logiciels comptables gardent la trace de l’opération (date, utilisateur, écritures concernées) : un délettrage n’efface rien, il rouvre la créance le temps de corriger le rapprochement.
Comment faire un lettrage comptable en 4 étapes ?
Qu’il soit fait à la main ou dans un logiciel, le lettrage des factures suit la même méthode, sur un compte client comme sur un compte fournisseur.
• 1. Choisir le compte de tiers et la période à traiter : un compte client 411, un compte fournisseur 401, ou l’ensemble des comptes avant la clôture.
• 2. Réunir les règlements et leurs justificatifs : virements SEPA, prélèvements, chèques, LCR, et l’avis de versement qui indique les factures réglées.
• 3. Rapprocher chaque règlement de la ou des factures qu’il solde, sur le numéro de facture, le montant ou la référence client, puis attribuer un même code de lettrage aux écritures dont le total au débit égale le total au crédit.
• 4. Traiter ce qui ne s’équilibre pas : lettrage partiel pour un règlement incomplet, écart de règlement pour une différence minime, question au client pour un règlement sans référence.
[Image : Schéma de la méthode de lettrage en 4 étapes (compte et période, justificatifs, rapprochement et code de lettrage, écarts) | Alt : Les 4 étapes du lettrage comptable]
Le lettrage des comptes fournisseurs
Le principe est le même que pour les clients, dans le compte 401. Chaque facture fournisseur reçue est lettrée avec le règlement émis, ce qui laisse en non lettré les factures encore à payer et les avoirs à déduire. Le lettrage fournisseur justifie les dettes à la clôture et évite les doubles règlements. Il est généralement plus simple que le lettrage client, car l’entreprise maîtrise elle-même les références de ses paiements.
Les écarts de règlement
Un client règle 11 995 € une facture de 12 000 € : l’écart de 5 € empêche le lettrage. Plutôt que de laisser la facture ouverte, le comptable enregistre l’écart puis lettre l’ensemble. Un règlement inférieur au montant dû se comptabilise en charge au compte 658 (charges diverses de gestion courante), un règlement supérieur en produit au compte 758 (produits divers de gestion courante), dans la limite d’un seuil de tolérance fixé par la politique comptable. Au-delà de ce seuil, l’écart signale une remise non prévue, une déduction ou un litige : il se qualifie avec un code motif et part à la gestion des déductions.
Lettrage manuel ou lettrage automatique : quelles différences ?
Le lettrage manuel consiste, pour le comptable, à attribuer lui-même la lettre à chaque facture et à chaque règlement, compte par compte. Il reste courant dans les structures qui émettent peu de factures. Le lettrage automatique repose sur un logiciel de lettrage comptable qui rapproche les écritures selon des règles paramétrées : numéro de facture, montant, référence client. Il soumet ensuite au comptable les cas qu’il n’a pas su trancher.
À noter :
Pourquoi le lettrage comptable pèse sur le BFR et le DSO
Un encaissement non lettré est un paiement reçu mais invisible pour le pilotage : la créance reste dans l’encours, le DSO ne baisse pas et la trésorerie disponible est sous-estimée. À l’échelle d’un groupe, quelques jours de retard de lettrage sur des milliers de règlements représentent des millions d’euros de besoin en fonds de roulement affichés à tort.
C’est pourquoi le lettrage doit être quotidien. Chaque règlement rapproché le jour de sa réception fiabilise les prévisions de trésorerie et évite d’envoyer une relance de facture impayée à un client qui a déjà payé.
Automatiser le lettrage des encaissements clients
Sur le poste client d’un grand groupe, le lettrage manuel ne tient plus le rythme : un seul virement peut solder des centaines de factures, les avis de versement arrivent par e-mail, fichier EDI ou portail client, et une partie des règlements porte des références incomplètes. Notre guide de la gestion des encaissements clients détaille ce processus et ses difficultés, étape par étape.
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FAQ
Quelle est la différence entre lettrage comptable et rapprochement bancaire ?
Le lettrage rapproche une facture et son règlement dans un compte de tiers ; il répond à la question « cette facture est-elle payée ? ». Le rapprochement bancaire compare le compte 512 au relevé de la banque ; il répond à la question « la comptabilité reflète-t-elle les mouvements bancaires ? ». Les deux contrôles se complètent : un virement peut être présent en banque et rester à lettrer côté client.
À quelle fréquence faut-il lettrer les comptes clients ?
Chaque jour, dès la réception des relevés bancaires. Un lettrage hebdomadaire ou mensuel fausse l’encours entre deux passages, expose le recouvrement à relancer des clients à jour et reporte à la clôture des centaines de lignes à justifier. Les entreprises qui reçoivent plusieurs milliers de règlements par mois n’ont pas d’autre option que l’automatisation pour tenir ce rythme.
Quelles sont les bonnes pratiques du lettrage des encaissements ?
Cinq règles tiennent la plupart des situations. Lettrer quotidiennement. Centraliser les avis de versement sur une adresse e-mail dédiée plutôt que dans les boîtes personnelles. Utiliser une liste unique de codes motifs pour les écarts, partagée avec le commerce et le recouvrement. Fixer un seuil de tolérance, par exemple 10 €, en dessous duquel un écart est comptabilisé en 658 ou en 758 sans enquête. Remonter chaque mois aux équipes commerciales les règlements inexploitables, pour améliorer la qualité des références envoyées par les clients.
