Eine Erfolgsgeschichte des Debitorenmanagements aus dem Bereich Verbrauchsgüter

    • Verbesserung der FTE-Produktivität um 75 %
    • Automatisierung des Rechnungsabgleichs zu 95 %
    • Verkürzung der DDO (Außenstandsdauer von Abzügen) um 25%
Digitale Transformation

Wir wickeln das gesamte Kreditmanagement, den Rechnungsabgleich, das Forderungsmanagement und die Klärung von Abzügen in unserer Shared-Services-Abteilung in Nordamerika ab. Die meisten dieser Vorgänge wurden intern bearbeitet und erforderten viele manuelle Eingriffe.

Jacob Whetstone
Director, Credit & Accounts Receivable
Danone

Herausforderungen

Über mehr als 1000 Lebensmittelhändler, vom Tante-Emma-Laden bis zur Supermarktkette wie Wal-Mart, bedient Danone verschiedene Kundensegmente. Mit seiner globalen Präsenz und der geschäftlichen Tätigkeit in vielen Ländern und Regionen unterhielt Danone für seine Debitoren Services, die über mehrere Geschäftseinheiten hinweg weltweit genutzt wurden. Aufgrund eines dezentralen Systems stand das Debitorenmanagement bei Danone vor drei zentralen Herausforderungen: hohe Komplexität der Prozesse bei hohem Volumen an Unterzahlungen, hoher Anteil an manueller Bearbeitung von Abzügen und mangelnde Transparenz im Forderungsmanagementprozess.

Mehrere Zahlungs- und Überweisungsformate sowie ein zu 100 % manuell verarbeiteter Rechnungsabgleich erhöhten die Komplexität des Prozesses und den Anteil der Unterzahlungen

Die globale Präsenz von Danone im Verbund mit einem riesigen Kundenstamm führte zu mehreren Lockboxes, die sich über verschiedene geografische Gebiete erstreckten und die Komplexität der Prozesse erhöhten. Bei Danone gab es mehrere Überweisungs- und Zahlungsformate, die manuell verarbeitet wurden.

Die Debitorenabteilung hatte es hauptsächlich mit Zahlungen zu tun, die per ACH, Banküberweisung und Schecks mit verschiedenen Überweisungsformaten eingingen, von EDI 820 über E-Mails bis hin zu Kopien von Schecks. Während EFT wie ACH und Banküberweisungen 65 % des gesamten Zahlungsvolumens ausmachten und zu 92 % zum gesamten Dollarwert beitrugen, machten papierbasierte Zahlungen wie Schecks 35 % des Zahlungswerts aus, hatten aber nur einen Anteil von 8 % am Dollarwert.

Danone unterhielt 24 verschiedene Portale für die Aggregation von Überweisungsdaten, weil von der Bank keine Überweisungsdaten für elektronische Zahlungen bereitgestellt wurden.

Das Debitorenteam bei Danone musste die Überweisungsinformationen aus diesen Portalen manuell zusammenstellen, sie mit den Zahlungen verknüpfen und Klärungsfälle ermitteln. Diese entkoppelten elektronischen Überweisungen und Zahlungen wurden zu 100 % manuell verarbeitet, was den Prozess noch komplexer werden ließ.

Das Debitorenteam wendete pro Woche 128 Stunden für die Verarbeitung elektronischer Zahlungen und 140 Stunden für die Bearbeitung von Zahlungen per Scheck auf. Weil sie einen Großteil ihrer Zeit mit der Ermittlung, dem Abgleich und der Bearbeitung von Eingängen verbrachten, kam es zu Verzögerungen bei der Ermittlung von Klärungsfällen, was den Lösungsprozess verzögerte und der Kundenzufriedenheit schadete.

Die manuelle Ermittlung und Bearbeitung von Abzügen hatte eine Verzögerung bei der Klärungsfallbearbeitung zur Folge und ließ die Außenstandsdauer der Abzüge (DDO) auf mehr als 45 Tage steigen.

Ähnlich wie der Rechnungsabgleich war das Abzugsmanagement bei Danone ein komplett manueller Prozess. 85 % der gesamten Klärungsfälle resultierten aus Abzügen im Zusammenhang mit absatzfördernden Maßnahmen und erforderten einen 100-prozentigen manuellen Eingriff.

90 % der Abzüge waren gültig; für die Ermittlung und Bearbeitung der 10 % an ungültigen Abzügen war ein enormer manueller Aufwand erforderlich. Die Verzögerung bei der Klärung von Abzügen aufgrund der fehlenden Automatisierung führte dazu, dass die Außenstandsdauer der Abzüge (DDO) auf über 45 Tage anwuchs.

Weil das Debitorenteam einen Großteil seiner Zeit mit der Bearbeitung von Zahlungseingängen sowie der Ermittlung und Beilegung von Klärungsfällen zubrachte, litt der Forderungsmanagementprozess bei Danone. Danone hatte seinen Forderungsmanagementprozess nicht automatisiert. Die Analysten waren mit Aktivitäten ohne wertschöpfende Relevanz wie der Aussonderung von Kunden ausgelastet, anstatt sich auf risikobehaftete Konten zu konzentrieren, für die ein Mahnprozess eingeleitet werden musste.

Mangelnde Transparenz im IForderungsmanagementprozess hinderte sie daran, sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren – wie z.B. die zeitnahe Aktualisierung des ERP-Systems mit den Informationen, die für eine Eskalation oder Deeskalation von Konten benötigt werden. Die Verzögerungen im Forderungsmanagementprozess beeinträchtigten den Cashflow und das Betriebskapital von Danone. Weil das Forderungsmanagementteam nicht in der Lage war, den richtigen Kunden zu identifizieren, litten zudem die Kundenbeziehungen.

Über Danone

Danone ist ein weltweit führender Nahrungsmittel- und Getränkekonzern mit Hauptsitz in Paris. Das Unternehmen sieht seine Mission darin, so viele Menschen wie möglich mit gesunden Lebensmitteln zu versorgen. Folgende vier Geschäftsbereiche gibt es: Essentielle Produkte auf Milch-und Pflanzenbasis, Wasser, Baby- und Kindernahrung sowie medizinische Ernährung.

BRANCHE

VERBRAUCHSGÜTER

REGION

Global

UMSATZ

25,3 Mrd. USD (2019)

PRODUKTE

Cash Application Cloud
Collections Cloud
Deductions Cloud
Automatisierung von Reklamationen & Lieferbelegen

Die Lösung

Vorkonfigurierte Werkzeuge zum Einlesen von Überweisungen aus verschiedenen Formaten sorgten in weniger als 90 Tagen für einen Automatisierungsgrad des Rechnungsabgleichs von mehr als 90 %.

Danone kooperierte mit HighRadius, um seine Debitorensysteme zu automatisieren und den Forderungsmanagement-prozess zu beschleunigen und somit die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Danone war in der Lage, mehrere Überweisungsformate automatisch zu verarbeiten, mit Funktionen wie: Erfassung von E-Mail-Überweisungen, von Schecks mittels KI-OCR und von Webportal-Überweisungen. Mithilfe dieser Funktionen war die Lösung in der Lage, Überweisungsdetails in verschiedenen Formaten zu erfassen, z. B. EDI-Dateien, OCR-Daten und Scheckbelege. Dadurch konnte die Buchungsrate von Zahlungseingängen in den ersten 90 Tagen nach der Implementierung um 95 % gesteigert werden. Dank Erfassung von E-Mail-Überweisungen und Schecks per KI-OCR werden E-Mail- und Papiercheck-Überweisungen digital erfasst und verarbeitet und direkt einem Kunden zugeordnet.

Die Erfassung von Webportal-Überweisungsdaten erfasste Überweisungsdetails von den Kunden-Websites und verarbeitete diese ohne manuelle Eingriffe.

Automatisierte Verknüpfung von Reklamationen, Lieferbelegen und Frachtbriefen mit der Abzugsfallbezogenen schnellen Recherche, Klärung und Einbringung von Forderungen

Die Deductions Cloud ermöglichte Danone die Aggregierung von Daten wie z. B. Forderungsmanagementforderungen von der Website des Händlers und Lieferbelege von der Website des Spediteurs. Außerdem wurden die Abzugsinformationen aus den Finanzsystemen extrahiert und direkt mit dem Kunden abgeglichen. Der gesamte Prozess vom Erhalt der Backups bis zum Abschluss der Abzüge (z. B. handelsbezogene Abzüge) wurde automatisiert. Die Automatisierungslösung kann zudem die Abzüge auf Paketgruppenebene aufschlüsseln und die Daten den richtigen Geschäften zuordnen.

Automatisierte Verknüpfung von Reklamationen, Lieferbelegen und Frachtbriefen mit der Abzugsfall bezogenen schnellen Recherche, Klärung und Einbringung von Forderungen

Die Deductions Cloud ermöglichte Danone die Aggregierung von Daten wie z. B. Forderungsmanagementforderungen von der Website des Händlers und Lieferbelege von der Website des Spediteurs. Außerdem wurden die Abzugsinformationen aus den Finanzsystemen extrahiert und direkt mit dem Kunden abgeglichen. Der gesamte Prozess vom Erhalt der Backups bis zum Abschluss der Abzüge (z. B. handelsbezogene Abzüge) wurde automatisiert. Die Automatisierungslösung kann zudem die Abzüge auf Paketgruppen-ebene aufschlüsseln und die Daten den richtigen Geschäften zuordnen.

Zentralisierte Ansicht des Status der Klärung von Abzügen half beim Follow-up mit Vertrieb, Distribution oder Kunden zugunsten einer zeitnahen Lösung
Danone gelang es, mit Hilfe der HighRadius-Automatisierung die Transparenz in seinem Abzugsprozess zuerhöhen. Die Deductions Cloud bietet Einblick in den Status jedes Abzugsfalls und den Fortschritt jedes Klärungsfalls in der Pipeline. Dank der gestiegenen Transparenz des Prozesses und der automatischen Lösung von Klärungsfällen konnte das Debitorenteam von Danone die Außenstandsdauer der Abzüge (DDO) um 25 % senken.

Ergebnisse

Berührungslose Zahlungsverarbeitung
Reduzierung der Außenstandsdauer der Abzüge (DDO)
Höhere Buchungsquote von Zahlungs- eingängen
Steigerung der Produktivität

Manuelle Prozesse gehören der Vergangenheit an

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HighRadius

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