En cas de litige client, la première étape pour les équipes finance est de rassembler les pièces du dossier pour comprendre, prouver, répondre. Mais trop souvent, c’est un parcours du combattant, faute d’accès direct à certains éléments clés — à commencer par la preuve de livraison, souvent éparpillée entre portails transporteurs, boîtes mail ADV et systèmes logistiques cloisonnés.
Cette fragmentation ralentit la gestion des litiges, complexifie les relances et retarde le recouvrement. Le temps perdu à chercher la bonne pièce se transforme en factures contestées qui stagnent, en liquidité immobilisée, et en équipes finance sous pression.
Dans cet article, on vous explique comment la récupération automatique des preuves de livraison peut faciliter la gestion des litiges pour les équipes de recouvrement.
La preuve de livraison, ou POD (Proof of Delivery), est un document qui atteste que les marchandises ont bien été reçues par le destinataire. Concrètement, il peut s’agir d’une signature manuscrite sur terminal, d’un accusé de réception envoyé automatiquement par e-mail, voire d’une photo prise au moment de la remise. Ces documents permettent d’identifier précisément la date, l’heure et le lieu de livraison, ainsi que l’identité de la personne ayant réceptionné les marchandises.
Longtemps cantonnée aux services logistiques, la preuve de livraison est aussi un maillon du cycle Order to Cash, car elle joue un rôle dans la validation des livraisons et la sécurisation des créances.
| À ne pas confondre avec le connaissement (Bill of Lading) Le connaissement (BOL) est un contrat de transport établi au départ de la marchandise, souvent dans un cadre maritime ou international. Il formalise les conditions du transport entre l’expéditeur, le transporteur et le destinataire.En revanche, la preuve de livraison intervient en fin de parcours, au moment où la marchandise est remise au client final. Elle ne constitue pas un contrat, mais une confirmation de réception à valeur de preuve. |
Il existe trois principaux types de preuve de livraison :
Comme son nom l’indique, elle repose sur la signature d’un document papier.
Même si cette méthode est traditionnelle, elle est encore utilisée aujourd’hui. Cela dit, elle reste peu efficace et tend à être remplacée par des solutions électroniques (ePOD).
Il s’agit de la version moderne et privilégiée de la preuve de livraison.
Au lieu d’un support papier, la signature du destinataire est recueillie numériquement, via un terminal ou une application.
Une copie de la preuve électronique est ensuite envoyée par e-mail au destinataire ou accessible via le lien de suivi d’origine.
Ce mode est généralement considéré comme plus fiable que la version papier.
Très utilisée dans le e-commerce, cette méthode consiste à prendre une photo au moment de la livraison pour prouver que le colis a bien été déposé. La photo est ensuite jointe à l’e-mail ou au SMS de confirmation envoyé au client.
Dans les relations interprofessionnelles ou en BtoC, les litiges liés aux livraisons sont fréquents : produits manquants, colis endommagés, livraison partielle ou absente… Et quand un client conteste une facture, la première question qui se pose côté recouvrement est simple : avons-nous une preuve formelle de la livraison ?
C’est là que le POD devient important pour sécuriser la créance et répondre factuellement à la réclamation.
Exemple concret :
Une entreprise de distribution livre un lot de 50 palettes à un client industriel. Ce dernier conteste 5 palettes qu’il prétend ne jamais avoir reçues. Sans preuve de livraison signée ou trace numérique précise, il devient impossible pour les équipes de démontrer la validité de la créance. Le dossier devient un litige commercial non solvable.
Mais avec un POD clair — horodaté, géolocalisé et signé — l’analyste peut répondre immédiatement et désamorcer la contestation.
La gestion efficace des preuves de livraison a un impact direct sur la performance des équipes de recouvrement et de résolution de litiges. Trois leviers clés en découlent :
En ayant accès rapidement à la POD, les analystes peuvent traiter les objections dès le premier contact et éviter des cycles de résolution longs et coûteux.
Plus besoin de courir après les équipes logistiques ou les transporteurs : le temps d’investigation diminue, les dossiers sont traités plus vite.
Avec une preuve de livraison accessible, les relances deviennent plus ciblées, crédibles et efficaces. L’analyste agit avec des faits, pas des suppositions.
Dans de nombreuses entreprises, les POD sont dispersées : sur des portails transporteurs, dans les mails des ADV, dans des archives papier ou des dossiers partagés non structurés. Résultat : perte de temps, risques d’erreurs, délais de traitement.
Grâce aux intégrations avec les ERP, TMS et portails logistiques, les preuves de livraison peuvent être collectées automatiquement, rattachées aux bons de commande et aux factures concernées, puis injectées directement dans les outils de gestion des litiges ou de recouvrement.
Cette centralisation offre plusieurs bénéfices immédiats :
En réintégrant les POD dans le périmètre finance, l’entreprise ne subit plus la livraison comme un point aveugle — elle reprend le contrôle sur la preuve, accélère la résolution des litiges et récupère plus vite son cash.
La plateforme de gestion des déductions HighRadius permet d’automatiser la collecte, la centralisation et l’exploitation des preuves de livraison, pour les intégrer nativement à vos processus Order to Cash. Grâce au module dédié aux preuves de livraisons, les équipes n’ont plus à solliciter les transporteurs pour accéder à une POD : elles y accèdent en un clic, directement depuis le dossier client.
Connectée aux portails transporteurs, ERP ou systèmes internes, la solution identifie et récupère automatiquement les preuves de livraison associées aux commandes. Elle les centralise dans une bibliothèque, avec un horodatage automatique, un niveau de visibilité configurable selon les rôles utilisateurs et une indexation intelligente par référence de facture, numéro de commande ou nom du client.
Les POD ainsi récupérées sont immédiatement accessibles depuis les modules Litige et Recouvrement. Elles peuvent :
Résultat : les analystes agissent plus vite, avec plus de clarté, et les échanges interservices sont drastiquement réduits.
Des gains mesurables dès les premiers mois :
En centralisant les preuves de livraison dans un espace connecté, HighRadius transforme un point de friction en levier opérationnel pour accélérer la trésorerie des entreprises.
Classé en tête pour sa capacité d'exécution et le plus avancé dans sa vision globale, pour la troisième année consécutive. Gartner déclare : « Les leaders mettent en œuvre avec succès leur vision et sont bien préparés pour l'avenir.”
HighRadius se distingue en tant que Leader dans le rapport IDC MarketScape pour les logiciels d'automatisation des comptes clients au service des grandes et moyennes entreprises. Le rapport IDC souligne l’intégration du Machine Learning dans les produits de gestion des comptes clients de HighRadius, ce qui renforce les capacités de rapprochement des paiements, de gestion du crédit et de prévision de trésorerie.
Dans le rapport AR Invoice Automation Landscape du premier trimestre 2023, Forrester montre la contribution majeure de HighRadius dans le secteur, notamment auprès des grandes entreprises en Amérique du Nord et dans la région EMEA, confirmant ainsi sa position comme l’unique fournisseur répondant pleinement aux besoins complexes de ce segment.
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Colleen Zdrojewski
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