Zukunftssicher durch den Ausbau des internationalen elektronischen Zahlungsverkehrs

    • 87 % der Zahlungen werden automatisch ohne manuellen Eingriff verarbeitet
    • 95 % der Abzüge werden für eine schnellere Bearbeitung von Forderungen automatisch vorkodiert
Digitale Transformation

HighRadius hat viel Erfahrung bei der Arbeit mit SAP; durch die Partnerschaft mit dem Unternehmen können wir die Verarbeitung von Barzahlungen ändern und den Prozess weiter beschleunigen.

Anne Addabbo
Director, North America A/R and Deductions Management
Coty US

Herausforderungen

Die Debitorenabteilung befindet sich in einem Shared Services Center in Sanford, NC. Sie besteht aus einem Team von 25 Mitarbeitern. Die Abteilung ist für Operationen bei Coty US, Coty Canada und Coty Puerto Rico verantwortlich. Zu den Aufgaben zählen unter anderem das Forderungsmanagement-, Abzugs-, Forderungsbearbeitungs-, Rechnungsabgleichs- und Kreditmanagement.

Komplexität von anorganischem Wachstum

Anorganisches Wachstum impliziert, dass sich Unternehmen aufgrund unterschiedlicher IT-Plattformen, Geschäftsmodelle und -kulturen komplexen Prozessen gegenübersehen.

Der kontinuierliche Anstieg elektronischer Zahlungen

Fast 50 % der B2B-Zahlungen werden elektronisch abgewickelt, Tendenz steigend. Daher muss das Debitorenmanagement so ausgelegt sein, dass riesige Mengen an elektronischen Zahlungen effizient verarbeitet werden können.

  • Geschäftswachstum = mehr Rechnungsabgleich
  • Für den Rechnungsabgleich verantwortliche Teams müssen für ein nachhaltiges Wachstum immer mehr in immer kürzerer Zeit verarbeiten
  • Plattformübergreifende Prozessintegration
  • Für ein Unternehmen mit verschiedenen Standorten, an denen jeweils mit einer anderen Plattform gearbeitet wird, sind die Möglichkeiten einer zentralen Integration begrenzt
  • Probleme bei manuellen Prozessen

      1. Langsamer Prozess: Bei der Umsatzgenerierung kam es zu Verzögerungen. Es war nicht möglich, genaue Berichte zu tatsächlichen Aktivitäten auszuführen und Transaktionen nachzuverfolgen.
      2. Ungenaue Cash-Buchungen: Die Abhängigkeit von manuellen Prozessen führte zu Ungenauigkeiten beim Transaktionsvolumen.
      3. Langsamere Bearbeitung von Forderungen: Ein hochgradig manueller Prozess verlangsamte die abhängigen Geschäftsprozesse.

    Verarbeitung von Zahlungen bei Coty

    Das für den Rechnungsabgleich verantwortliche Team buchte Cash- und kodierte Abzüge manuell. Zu den weiteren Aufgaben zählte das Zusammenfassen von Überweisungsinformationen aus Quellen wie Scheckbelegen, Bank-Lockbox-Dateien, E-Mails, EDI, Website-Portalen sowie das Einziehen von Kundenzahlungen.

    Alle Buchungen erfolgten manuell durch Buchungen auf Rechnung oder Buchungen auf Konto. Für das Kodieren von Abzügen mussten Analysten zunächst die Abzüge identifizieren und dann Ursachencodes zuweisen. Da es kein Kodierungssystem gab, wurden Cheat-Sheets für die Verarbeitung von Rechungsabgleichen zum Kodieren von Abzügen erstellt.

    Geschäftliche Herausforderungen

    Die Geschäftsbereiche von Coty für Nordamerika verteilen sich auf die USA, Kanada und Puerto Rico. Da diese Verteilung grenzübergreifend ist, gab es standortspezifische Teams. Dies führte zwischen Geschäftsbereichen zu Inkonsistenzen. Es gab keine Abstimmung bei Schulungen von Analysten, und Prozesse wie das Kodieren von Forderungen oder die verwendeten Dokumente waren je nach geografischem Standort unterschiedlich.

    Mit schwer einschätzbaren Teamstrukturen und ungenauen Transaktionsdetails war es schwierig, diese Strukturen an den verschiedenen Standorten an das steigende Geschäftswachstum anzupassen.

    Es bedurfte einer Lösung, die nicht nur in andere Bereiche repliziert, sondern auch an zukünftige Akquisitionen mit unterschiedlichen ERP-Lösungen angepasst werden konnte.

    Nach dem Rechnungsabgleich

    Nach Abschluss des Rechnungsabgleichs wurden Überweisungen mit Abzügen aus dem Rechnungsabgleich an das Team für die Forderungsbearbeitung weitergeleitet. Da sich aufgrund manueller Fehler einige falsch markierte Abzüge einschlichen, verbrachten die Analysten mehr Zeit damit, herauszufinden, worum es sich bei den Forderungen wirklich handelte, anstatt diese erfolgreich zu bearbeiten. Viele Schecks mussten storniert und erneut gebucht werden. Das Entscheidende war, dass die Bearbeitung von Forderungen in hoher Abhängigkeit zu einem fehleranfälligen Rechnungsabgleichsprozess stand.

    Über Coty

    Coty Inc. ist ein Parfüm- und Kosmetikkonzern mit Sitz in New York. Er geht auf ein 1904 von Parfümeur François Coty in Paris gegründetes Unternehmen zurück, das schon früh in den Vereinigten Staaten Geschäfte betrieb. Zu den wichtigsten Produkten zählen Düfte, Kosmetik- und Pflegeprodukte.

    BRANCHE

    Pflege & Kosmetik, Konsumgüter

    REGION

    Nordamerika

    UMSATZ

    9,4 Mrd. US-Dollar (2019)

    PRODUKTE

    Cash Application Cloud

    Die Lösung

    Als Unternehmen ist Coty stark gewachsen. Ursprünglich auf die USA begrenzt weitete das Unternehmen seine Geschäfte im Laufe der Zeit auf ganz Nordamerika aus und hat in diesem Rahmen eine Vielzahl verschiedener Geschäftsbereiche mit unterschiedlichen ERP-Systemen in seine Geschäftsabläufe eingebunden. Aus diesem Grund musste das Unternehmen seine Debitorenmanagementprozesse im Einklang mit seinem Geschäftswachstum erweitern.

    Es war daher eine Lösung erforderlich, die nahtlos über Standorte hinweg bereitgestellt werden konnte und eine Standardisierung der Receivables Plattform für das gesamte Unternehmen durchsetzen würde.

    Überweisungsverarbeitung aus verschiedenen Formaten

    Automatische Aggregation von Überweisungen aus verschiedenen Quellen und Formaten wie Scheckbelege, E-Mails, EDIs, Webportale ohne manuellen Eingriff.

    Vereinfachte Bereitstellung

    Im Gegensatz zu lokalen Lösungen können cloudbasierte Lösungen leicht bereitgestellt und nahtlos über ERP-Systeme hinweg integriert werden. Es kommt dabei zu keinerlei Unterbrechungen der Geschäftsabläufe und nur zu minimalen Auswirkungen auf die interne IT-Landschaft. Unternehmensinhaber sind direkter involviert als IT-Verantwortliche.

    Umfassende Geschäftsregeln

    1. Abzüge vorab kodieren:
    Mithilfe von vorab erstellten Abzügen und einer Bibliothek mit Klärungsfallcodes können sich die Analysten auf die Klärung von Abzügen konzentrieren und müssen sich nicht um die Art der Forderungen kümmern. Damit fällt die Notwendigkeit weg, bei Kunden ständig Nachfragen zu ihren Forderungen zu stellen. Kundencodes werden automatisch internen Codes zugeordnet, die über Geschäftsbereiche hinweg standardisiert sind.
    2. Anpassung über Geschäftsbereiche hinweg
    Neben der Möglichkeit, Anpassungen basierend auf individuellen Geschäftsanforderungen vorzunehmen, können auch hoch konfigurierbare Geschäftsregeln zugewiesen werden. Wenn dieselben Kunden in mehreren Geschäftsbereichen vorhanden sind, können diese Regeln problemlos repliziert werden, jedoch auch an die Gegebenheiten lokaler Geschäftsbereiche, wie Währungsumrechnung oder Geschäftsmodelle, angepasst werden.

    Ergebnisse

    der Zahlungen werden automatisch ohne manuellen Eingriff verarbeitet
    der Abzüge werden für eine schnellere Bearbeitung von Forderungen automatisch vorcodiert

    Manuelle Prozesse gehören der Vergangenheit an

    Nehmen Sie Kontakt zu einem Experten auf, um zu erfahren, wie HighRadius Ihrem Unternehmen helfen kann.

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    HighRadius

    Erfolgsgeschichten unserer Kunden

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    Danone

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