Herausforderungen
Die Debitorenabteilung befindet sich in einem Shared Services Center in Sanford, NC. Sie besteht aus einem Team von 25 Mitarbeitern. Die Abteilung ist für Operationen bei Coty US, Coty Canada und Coty Puerto Rico verantwortlich. Zu den Aufgaben zählen unter anderem das Forderungsmanagement-, Abzugs-, Forderungsbearbeitungs-, Rechnungsabgleichs- und Kreditmanagement.
Komplexität von anorganischem Wachstum
Anorganisches Wachstum impliziert, dass sich Unternehmen aufgrund unterschiedlicher IT-Plattformen, Geschäftsmodelle und -kulturen komplexen Prozessen gegenübersehen.
Der kontinuierliche Anstieg elektronischer Zahlungen
Fast 50 % der B2B-Zahlungen werden elektronisch abgewickelt, Tendenz steigend. Daher muss das Debitorenmanagement so ausgelegt sein, dass riesige Mengen an elektronischen Zahlungen effizient verarbeitet werden können.
Geschäftswachstum = mehr Rechnungsabgleich
Für den Rechnungsabgleich verantwortliche Teams müssen für ein nachhaltiges Wachstum immer mehr in immer kürzerer Zeit verarbeiten
Plattformübergreifende Prozessintegration
Für ein Unternehmen mit verschiedenen Standorten, an denen jeweils mit einer anderen Plattform gearbeitet wird, sind die Möglichkeiten einer zentralen Integration begrenzt
Probleme bei manuellen Prozessen
1. Langsamer Prozess: Bei der Umsatzgenerierung kam es zu Verzögerungen. Es war nicht möglich, genaue Berichte zu tatsächlichen Aktivitäten auszuführen und Transaktionen nachzuverfolgen.
2. Ungenaue Cash-Buchungen: Die Abhängigkeit von manuellen Prozessen führte zu Ungenauigkeiten beim Transaktionsvolumen.
3. Langsamere Bearbeitung von Forderungen: Ein hochgradig manueller Prozess verlangsamte die abhängigen Geschäftsprozesse.
Verarbeitung von Zahlungen bei Coty
Das für den Rechnungsabgleich verantwortliche Team buchte Cash- und kodierte Abzüge manuell. Zu den weiteren Aufgaben zählte das Zusammenfassen von Überweisungsinformationen aus Quellen wie Scheckbelegen, Bank-Lockbox-Dateien, E-Mails, EDI, Website-Portalen sowie das Einziehen von Kundenzahlungen.
Alle Buchungen erfolgten manuell durch Buchungen auf Rechnung oder Buchungen auf Konto. Für das Kodieren von Abzügen mussten Analysten zunächst die Abzüge identifizieren und dann Ursachencodes zuweisen. Da es kein Kodierungssystem gab, wurden Cheat-Sheets für die Verarbeitung von Rechungsabgleichen zum Kodieren von Abzügen erstellt.
Geschäftliche Herausforderungen
Die Geschäftsbereiche von Coty für Nordamerika verteilen sich auf die USA, Kanada und Puerto Rico. Da diese Verteilung grenzübergreifend ist, gab es standortspezifische Teams. Dies führte zwischen Geschäftsbereichen zu Inkonsistenzen. Es gab keine Abstimmung bei Schulungen von Analysten, und Prozesse wie das Kodieren von Forderungen oder die verwendeten Dokumente waren je nach geografischem Standort unterschiedlich.
Mit schwer einschätzbaren Teamstrukturen und ungenauen Transaktionsdetails war es schwierig, diese Strukturen an den verschiedenen Standorten an das steigende Geschäftswachstum anzupassen.
Es bedurfte einer Lösung, die nicht nur in andere Bereiche repliziert, sondern auch an zukünftige Akquisitionen mit unterschiedlichen ERP-Lösungen angepasst werden konnte.
Nach dem Rechnungsabgleich
Nach Abschluss des Rechnungsabgleichs wurden Überweisungen mit Abzügen aus dem Rechnungsabgleich an das Team für die Forderungsbearbeitung weitergeleitet. Da sich aufgrund manueller Fehler einige falsch markierte Abzüge einschlichen, verbrachten die Analysten mehr Zeit damit, herauszufinden, worum es sich bei den Forderungen wirklich handelte, anstatt diese erfolgreich zu bearbeiten. Viele Schecks mussten storniert und erneut gebucht werden. Das Entscheidende war, dass die Bearbeitung von Forderungen in hoher Abhängigkeit zu einem fehleranfälligen Rechnungsabgleichsprozess stand.
